El 9 de noviembre ha entrado en vigor la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de transposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales, por la que se introduce la novedad de autorizar ciertos documentos públicos mediante videoconferencia. Las modificaciones de la Ley del Notariado se contienen en el artículo 34 de la ley.
Si quieres saber qué documentos públicos pueden autorizarse en este momento por medio de videoconferencia te recomiendo la lectura del artículo de este Blog Digitalización de servicios notariales. Novedades Ley 11/2023.
En este artículo iré resolviendo diversas preguntas que surgen a raíz de esta nueva forma de autorizar documentos públicos notariales.
Índice de contenidos
¿Cómo hay que registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano?
Hay que dirigirse a la web del Portal Notarial del Ciudadano. clicar sobre las palabras Portal Notarial del Ciudadano y acceder a este enlace.
1.- Personas físicas: Hay que ser mayor de edad y disponer de DNI (españoles) o de NIE (extranjeros) vigente. Los pasos a seguir son:
- Haz clic en «Regístrate» en la parte superior derecha o en el botón verde «Empieza ahora» situado en el centro de la página.
- Rellena el formulario de registro con tus datos personales reales y acepta los Términos y Condiciones del Servicio, así como la Política de Privacidad.
- Una vez hayas rellenado y enviado el formulario, recibirás un correo electrónico para verificarlo pulsando el botón de «Verificar dirección de correo».
- Además, si has añadido tu número de teléfono recibirás un SMS con un código para confirmar el número.
2.- Personas jurídicas: El compareciente debe ser mayor de edad y disponer de DNI o NIE. El documento de identificación debe tener una fecha de caducidad inferior a un año de antigüedad.
En estos momentos las personas jurídicas no pueden registrarse rellenando un formulario en el Portal Notarial del Ciudadano. En caso de querer registrar a una persona jurídica deberás acudir a tu notaria de confianza en la cual una vez analizadas tus facultades representativas, registrarán el acceso de una persona física para que actúe en nombre de la persona jurídica.
Si deseas darte de alta a través de nuestra notaria ponte en contacto con nosotros.
¿Cómo acceder al Portal Notarial del Ciudadano?
Hay tres maneras de poder acceder al Portal:
- Utilizando tus credenciales personales.
- Utilizando tu certificado digital.
- Utilizando tu Cl@ve Pin.
¿Puedo firmar por videoconferencia con el notario que desee?
La normativa vigente no establece ninguna limitación a la hora de elegir al Notario con el que se quiere formalizar el documento notarial electrónico por videoconferencia de modo que, el ciudadano, cuando acceda al portal notarial para realiza el trámite, podrá elegir al Notario que desee de entre todos los disponibles en el estado español (sin perjuicio de las limitaciones generales que establezcan las leyes para actos o negocios concretos, u otra normativa reglamentaria o sectorial del Notariado que pueda desarrollarse en un futuro estableciendo límites a dicha competencia).
¿Cómo se reserva cita en la notaría?
Existen dos opciones:
1.- Desde la propia notaria: El ciudadano se pondrá en contacto con la notaría y solicitará que el documento público se otorgue a través de la sede electrónica notarial.
El ciudadano deberá estar registrado en el Portal Notarial e indicar qué documento notarial, entre los actualmente permitidos, desea otorgar por videoconferencia. Una vez solicitados los datos necesarios, la notaria creará una cita haciendo constar todos los intervinientes. La cita agendada se comunicará a los interesados a través de tres vías conjuntamente:
- El buzón del portal del ciudadano
- Correo electrónico.
- Un sms que se enviará a los teléfonos de contacto que se hayan facilitado.
2.- El cliente reserva la cita: El cliente, una vez haya elegido en el Portal Notarial, el notario ante el que desea otorgar el documento público electrónico, reservará una cita y subirá a la plataforma la documentación necesaria para el servicio notarial que necesite.
El notario recibirá la solicitud de la cita y una vez verificada la documentación aportada aprobará la reserva de cita realizada.
¿A través de qué dispositivo ha de comparecer el ciudadano?
El ciudadano puede conectarse a través de cualquier dispositivo electrónico que disponga de cámara, micrófono y conexión a internet (teléfono, ordenador, tablet).
¿Cómo se prepara el documento?
El ciudadano subirá la información que le indique el Portal Notarial del Ciudadano para el acto o negocio jurídico que pretende formalizar pero además, si lo desea puede continuar suministrando los datos y documentos necesarios para preparar el documento público poniéndose en contacto con la notaría.
El interesado facilitará en la sede electrónicas notarial su número de teléfono y correo electrónico de contacto por lo que desde la notaria también podremos solicitarle aquella información que no dispongamos en el Portal y sea necesaria para preparar el documento.
El cliente no puede consultar el borrador del documento a través del Portal con carácter previo al momento de la firma, pero a nuestros clientes se los seguiremos facilitando por los medios utilizados hasta ahora, siempre que nos los requieran.
¿A quién corresponde la fe de conocimiento?
La fe de conocimiento de los otorgantes de los instrumentos públicos por parte del Notario está reconocida en los artículos 17 bis y 23 de la Ley del Notariado con independencia del soporte electrónico, informático o digital en que se contenga el documento público notarial.
En el caso que el ciudadano quiera otorgar el documento público por medio de videoconferencia debe registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano como he explicado anteriormente.
El documento aportado por el otorgante para su registro y acreditación en el Portal Notarial del Ciudadano es chequeado por un software que emite una «valoración» de probabilidades de que sea auténtico. Cualquier documento identificativo en vigor es válido para el registro en el Portal Notarial del Ciudadano y para realizar la firma por videoconferencia, pero sólo se validarán contra la base de datos de la policía los DNI y NIE.
El documento de identificación (tanto su parte frontal como trasera) se subirá por el ciudadano a la plataforma desde el apartado «Renovar imágenes». El archivo ha de ser en formato .png o .jpg.
El DNI se valida contra los datos de la Dirección General de Policía, y si el documento ha sido extraviado, sustraído o no existe, no lo validará. En todo caso, si en el transcurso de la preparación del documento, existe algún dato que el notario no puede cotejar o no está seguro de poder validarlo, siempre podrá anular la cita y realizar la firma de forma presencial.
Por consiguiente, la responsabilidad de la identidad del otorgante por videoconferencia corresponde al notario autorizante. Para llegar a la convicción de la identidad del compareciente los notarios disponemos del documento identificativo que podemos visualizar, e incluso descargar, pulsando el icono correspondiente al lado del número de identificación del interviniente y además exigir que nos lo muestre a través de la pantalla.
¿Se mantiene la unidad de acto?
La unidad de acto no está recogida en la Ley del Notariado.
Como decía Gonzalez Palomino «el concepto de unidad de acto es esencial para comprender el instrumento público» . No se oponen a la unidad de acto los otorgamientos sucesivos, porque los otorgantes del negocio o acto jurídico que no hayan concurrido al otorgamiento inicial, pueden hacerlo sucesivamente, en momentos y lugares diferentes, ante el mismo Notario o ante otro, en la misma escritura mediante diligencias posteriores o en otra escritura.
El hecho de autorizar un documento público a través de la sede electrónica notarial no altera la unidad de acto ya que los comparecientes firmarán el documento en ese momento y esto no impide la posibilidad de realizar diligencias posteriores, por esta misma vía, que se añadirán al protocolo electrónico notarial.
¿Es posible ratificar por videoconferencia?
Sí, puesto que la ratificación está incluida en los actos y negocios jurídicos que se pueden autorizar mediante videoconferencia.
¿Qué ocurre si un compareciente interviene por poder?
Los notarios debemos asegurarnos de la autenticidad, vigencia y suficiencia de los poderes con independencia que el documento público se autorice de forma presencial o por videoconferencia. La única diferencia es la derivada de la facilidad de acreditación que conllevan las copias autorizadas electrónicas con código seguro de verificación (CSV).
No será medio válido para comprobar la autenticidad, vigencia y suficiencia de un poder la exhibición de un PDF ya sea a través de la plataforma notarial o por otro medio.
El notario autorizante de la escritura por videoconferencia deberá disponer de la copia autorizada electrónico del poder con código seguro de verificación (CSV) de la copia auténtica en papel del mismo, o que dicho poder que se pretende utilizar en el otorgamiento haya sido autorizado por el mismo notario y el documento matriz obre en su protocolo notarial, debiendo el apoderado en este último caso, estar facultado para solicitar y obtener copia del mismo.
En estos momentos, la plataforma no permite actuar en representación de una persona física.
¿Qué necesita el representante de una persona jurídica?
El ciudadano que pretenda otorgar un documento público por videoconferencia a través del Portal Notarial del Ciudadano deberá disponer de un certificado de representación (con atributos de representante, y con el nombre y CIF de la sociedad) y además cumplir con la obligación de acreditar al notario autorizante sus facultades representativas.
Un certificado de persona física no es suficiente para actuar en nombre de una persona jurídica.
Si una misma persona actúa en su propio nombre y en nombre de una sociedad, ¿debería firmar dos veces el documento público?
Sí, el ciudadano deberá firmar dos veces, una, utilizando su certificado de persona física y otra, con el certificado de representante de persona jurídica.
Si el representante de una persona jurídica ha de firmar varios documentos en nombre de la misma persona jurídica ¿Qué debe hacer?
En estos momentos, sólo se permite firmar en el mismo acto 4 documentos por videoconferencia y deberá introducir una clave de firma por cada uno de los documentos que vaya a otorgar.
¿Hay límite de documentos por día?
No. Como he explicado en la pregunta anterior en un mismo acto se podrán otorgar un máximo de 4 documentos.
Dicho esto, si los mismos otorgantes necesitan otorgar más de 4 documentos en un mismo día pueden agendar varias citas conforme a la disponibilidad de la agenda del notario.
¿Hay limitación de intervinientes por cada documento público notarial?
En la legislación vigente no se establece ningún límite, pero la plataforma permite, en estos momentos, un máximo de 5 intervinientes por documento.
En las actualizaciones de la plataforma entiendo que lo ampliarán.
¿Antes del día de la firma se puede comprobar el certificado del cliente?
No, hasta el momento del otorgamiento no se puede comprobar si el certificado de la persona física o jurídica es válido para la firma.
¿El documento público electrónico tiene la misma validez?
Sí, los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico, al igual que los autorizados sobre papel, gozan de fe pública y su contenido se presume veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en esta u otras leyes (artículo 17 bis 2.b de la Ley del Notariado).
¿Cómo se asegura el notario que el consentimiento es libre y voluntariamente prestado?
Una de las funciones del notario es asegurarse que los comparecientes otorgan su consentimiento de forma libre y voluntaria.
En el caso que el notario autorizante tenga dudas razonables que no es así, deberá tomar las precauciones necesarias antes y durante el otorgamiento y en caso que considere que el compareciente está siendo coaccionado o presionado deberá negarse a autorizar el documento por videoconferencia instando a que comparezca físicamente en la notaría y poder emitir este juicio de forma segura.
¿Se puede pagar electrónicamente?
Los ciudadanos que opten por otorgar documentos públicos por videoconferencia no podrán abonar los honorarios notariales a través de la plataforma notarial SIGNO.
En nuestra notaria tenemos implementados medios de pago electrónico con la intención de dar las mayores facilidades de servicio a nuestros clientes y que su experiencia sea satisfactoria.
A través de este Blog os iremos informando de las novedades y actualizaciones de esta nueva plataforma notarial.
Si desea obtener asesoramiento sobre este tema, contacte con nosotros haciendo clic aquí.
