A raíz de la reciente entrada en vigor de la la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de transposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales, por la que se introduce la novedad de autorizar ciertos documentos públicos mediante videoconferencia y de las dudas que me plantean a menudo los clientes de la Notaría sobre los documentos electrónicos y la firma digital, he creído oportuno preparar este artículo.
En él abordo el concepto del documento público electrónico, sus características, las diferencias con un documento público en soporte papel y qué pasos seguir para su otorgamiento y firma.
A pesar del retraso de España, la citada Ley (en adelante la «Ley 11/2023») traspuso, total o parcialmente, 6 directivas europeas.
Entre otras, esta Ley 11/2023 modificó la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862, permitiendo el otorgamiento y autorización por videoconferencia de determinadas actuaciones notariales.
Índice de contenidos
Marco normativo
Dentro de la regulación de los documentos notariales en su versión electrónica, debo hacer mención a distintas normas de nuestro ordenamiento jurídico:
- La Ley 11/2023, de 8 de mayo, de transposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos, también llamada «Ley de Digitalización».
Desde su entrada en vigor se permite la firma de documentos públicos, asegurando que éstos tengan la misma validez y eficacia que sus equivalentes en papel. Para ello se establece el uso obligatorio de firmas electrónicas avanzadas y cualificadas que cumplen con los requisitos de autenticidad e integridad establecidos por la normativa europea.
- El Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de Julio, del Parlamento y del Consejo de la UE, elativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, conocido como el Reglamento eIDAS. Su importancia radica en que otorga un marco para la identificación y autenticación electrónicas en la Unión Europea. Este reglamento facilita la interoperabilidad de los sistemas electrónicos de identificación y autenticación entre los Estados miembros, garantizando que los documentos electrónicos tengan la misma validez jurídica en toda la Unión Europea. Además, establece normas para los servicios de confianza, como la creación, verificación y validación de firmas electrónicas, sellos electrónicos y certificados de autenticación de sitios web.
- La Ley de 28 de mayo de 1862 del Notariado. Entre otros aspectos, establece las condiciones para la identificación y firma electrónica, así como para los servicios de confianza que garantizan la validez jurídica de los documentos públicos electrónicos.
Documento electrónico y documento público electrónico.
Un documento electrónico es cualquier contenido almacenado en formato digital, firmado electrónicamente por un notario u otro funcionario autorizado.
Estos documentos pueden incluir textos, imágenes, sonidos y vídeos, y son tan válidos y eficaces como los documentos en papel, tal y como se desprende del artículo 3 apartado 35 del Reglamento eIDAS. Allí, se define «documento electrónico» como «todo contenido almacenado en formato electrónico, en particular, texto o registro sonoro, visual o audiovisual».
Los documentos públicos notariales son los autorizados o intervenidos por Notario: las escrituras públicas, las pólizas intervenidas, las actas y, en general, todo documento que autorice el notario, bien sea original, en certificado, copia o testimonio (artículo 144 del RNE en relación con el artículo 17.1 de la Ley del Notariado).
Por su parte, el artículo 17 bis de la Ley del Notariado establece que los instrumentos públicos antes mencionados «no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes».
Por lo tanto, el documento público electrónico notarial será aquel documento público redactado en soporte electrónico y con la firma electrónica del notario y de los otorgantes intervinientes.
Los elementos clave que forman parte de la estructura esencial de toda escritura electrónica notarial son los siguientes:
- Formato electrónico: Los documentos públicos electrónicos se crean y almacenan en formato digital, lo que facilita su acceso y gestión remota.
- Firma electrónica: Utiliza firmas electrónicas avanzadas o cualificadas para asegurar su autenticidad e integridad. Estas firmas están respaldadas por certificados digitales emitidos por prestadores de servicios de confianza.
- Seguridad y autenticidad: La tecnología utilizada asegura que los documentos no pueden ser alterados después de su firma, proporcionando un alto nivel de seguridad y confiabilidad.
- Interoperabilidad: Los documentos electrónicos son compatibles con otros sistemas y registros públicos, facilitando su uso en diversas jurisdicciones y asegurando su validez en toda la Unión Europea.
Finalmente, debe distinguirse el concepto de documentos públicos electrónicos del de las copias autorizadas electrónicas.
Es decir, las copias que autoriza el notario de documentos públicos, al margen de que estos documentos hayan sido otorgados de forma telemática y con firma electrónica o de forma presencial en formato papel y con firma manuscrita.
Diferencias entre un documento público en papel y uno electrónico.
Aunque ambos documentos son igualmente válidos y surten los mismos efectos, se diferencian, esencialmente, en los siguientes aspectos:
- Formato, proceso de creación y firma: La principal diferencia entre un documento público electrónico y uno tradicional radica en su formato y en los procesos de creación y firma.
- Mientras que los documentos tradicionales se redactan y almacenan en papel, los documentos electrónicos se gestionan en formato digital.
- Por su parte, los documentos públicos tradicionales requieren de la firma manuscrita del notario y de las partes intervinientes u otorgantes, mientras que los documentos públicos electrónicos requieren firmas electrónicas avanzadas o cualificadas. Estas firmas electrónicas están basadas en certificados digitales que aseguran la identidad del firmante y la integridad del documento.
- Almacenamiento: Los documentos en papel se almacenan físicamente en el protocolo notarial que se encuaderna anualmente por el Notario autorizante. Cada notario almacena el protocolo y libro registro de operaciones en formato físico que contiene las escrituras y pólizas autorizadas e intervenidas en los últimos 25 años y a partir del vigesimosexto año pasan a ser custodiados por el Colegio Notarial correspondiente. Los documentos públicos electrónicos se almacenan en un sistema digital seguro, conocido como protocolo electrónico notarial o matriz electrónica.
En cualquier caso, la Ley 11/2023 modificó el artículo 17.2 de la Ley de Notariado estableciendo que «las matrices de los instrumentos públicos tendrán igualmente reflejo informático en el correspondiente protocolo electrónico bajo la fe del notario».
- Accesibilidad: Los documentos electrónicos pueden ser accedidos y gestionados de manera remota, lo que suprime la necesidad de desplazamientos físicos. Esto facilita la tramitación a distancia y reduce los tiempos de espera para la obtención y consulta de los documentos.
¿Qué es la matriz electrónica?
A partir de la entrada en vigor de la Ley 11/2023, todos los documentos públicos firmados en una Notaría (ya sea de forma presencial o por la nueva vía telemática), tienen una matriz pero con doble formato, uno en papel y otro electrónico. Con ello, se pretende alcanzar una doble función, que es:
- El protocolo en papel cumple una función estática o de conservación del documento.
- El protocolo electrónico cumplirá una función dinámica de soporte para la confección y circulación de las copias electrónicas.
Acerca de la matriz electrónica cabe reseñar los siguientes aspectos clave que prevé la citada Ley:
- La incorporación al protocolo electrónico (escrituras) o libro registro de operaciones electrónico (pólizas) se realiza en cada caso con la autorización o intervención de la escritura pública o póliza, dejando constancia de ello mediante diligencia en la matriz en papel expresiva de su traslado informático.
- Los instrumentos incorporados al protocolo electrónico o libro registro de operaciones electrónico se considerarán asimismo originales o matrices. No obstante, en caso de contradicción entre el contenido de la matriz en soporte papel y del protocolo electrónico prevalecerá el contenido de la matriz en soporte papel sobre el de la electrónica.
- El protocolo electrónico se custodia por el Notario que esté a cargo de su conservación mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado, debiendo tener en cuenta que dicho depósito electrónico se efectuará encriptando su contenido, pudiendo acceder al mismo exclusivamente el Notario custodio del protocolo titular de las claves de encriptación.
¿Qué documentos públicos se pueden firmar de forma electrónica?
Gracias a la entrada en vigor de la Ley 11/2023, en estos momentos, es posible firmar electrónicamente una amplia variedad de documentos públicos:
- Las pólizas mercantiles.
- Los actos societarios: constitución de sociedades, nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos.
- Actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
- La revocación de poderes, excepto los preventivos.
- Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
- Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
- Los testimonios de legitimación de firmas.
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
- Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
- Los actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
Documentos públicos que aún no es posible firmar electrónicamente
Aunque la digitalización ha avanzado significativamente todavía hay ciertos documentos públicos que no pueden ser firmados de forma electrónica, como:
- Los testamentos ológrafos: Testamentos escritos y firmados de puño y letra del testador. Por su propia razón de ser, al tratarse de documentos realizados en situaciones de emergencia o extrema gravedad.
- Protocolización de documentos manuscritos: Es decir, documentos que requieren ser protocolizados a mano por su naturaleza y requisitos legales.
- Documentos con firma manuscrita autenticada: Algunos documentos que, por su especificidad, aún requieren una firma manuscrita autenticada ante notario.
- Actos de conciliación, cuando así lo estime conveniente el Notario, siendo en formato presencial en caso de duda.
- Aquellos otros que la ley o el reglamento establezca de manera específica.
Cómo se otorga y se firma un documento público electrónico
El proceso de otorgamiento y firma de un documento público electrónico sigue varios pasos esenciales para asegurar todas las garantías.
Para ello, lo primero que necesitaremos será acceder al Portal Notarial del Ciudadano. Desde esta web cualquier persona, física, jurídica o ente sin personalidad jurídica con acreditación oficial online se puede registrar para poder firmar y otorgar documentos notariales de forma telemática.
A grandes rasgos, el proceso para el otorgamiento y firma de un documento público electrónico a través de la citada plataforma seguirá los siguientes pasos:
- Identificación de los intervinientes. Las partes involucradas deben ser identificadas, mediante sistemas de identificación electrónica reconocidos, que aseguran que las identidades de los firmantes son verificadas de manera fiable. Por ello será importante que, además de darte de alta en el Portal Notarial del Ciudadano, dispongas del certificado digital cualificado al que hago referencia más abajo.
- Preparación del documento. El documento se redactará en formato electrónico, con cumplimiento de los estándares establecidos por la normativa vigente.
- Otorgamiento telemático y firma electrónica. El ciudadano elegirá al Notario de su confianza que desee y concertarán día y hora para el otorgamiento mediante videoconferencia. Al finalizar este acto, el documento será firmado tanto por el Notario, a través de la Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN) para dar fe pública del documento, como de las propias partes intervinientes, por medio de firma electrónica avanzada o cualificada.
En este apartado, conviene aclarar qué es una firma electrónica y los tipos que existen.
Una firma electrónica es un conjunto de datos en forma electrónica, anexados a otros datos electrónicos de manera lógica con ellos, que utiliza el firmante para firmar.
En cuanto a sus tipos, cabe diferenciar:
- La firma electrónica avanzada, que debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Estar vinculada al firmante de manera única.
- Permitir la identificación del firmante.
- Haber sido creada utilizando medios que el firmante puede mantener bajo su control exclusivo.
- Estar vinculada a los datos firmados por la misma de modo que cualquier modificación ulterior de los datos sea detectable.
- Y la firma electrónica cualificada: que es una firma electrónica avanzada basada en un certificado cualificado de firma electrónica, creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firma. Esta última ofrece el mayor nivel de seguridad y de validez jurídica, equivalente a una firma manuscrita. Por ello es la que se requiere para firmar digitalmente los documentos públicos notariales.
Por lo tanto, deberás disponer de un certificado digital cualificado.
Para consultar qué certificados cualificados puedes utilizar, en este enlace encontrarás un listado de organismos oficiales y empresas de certificación que pone a disposición la propia página del Portal Notarial del Ciudadano.
- Almacenamiento y registro: Después de ser firmado, el documento es almacenado en un protocolo electrónico notarial. Este sistema asegura la preservación a largo plazo y su accesibilidad futura. Además, el documento puede ser registrado electrónicamente en los registros públicos correspondientes, como el Registro de la Propiedad o el Mercantil, lo que facilita la tramitación de procedimientos administrativos y judiciales.
- Expedición de copias electrónicas: El notario podrá expedir copias electrónicas auténticas del documento, que tendrán la misma validez jurídica que las copias en papel.
Conclusiones
El documento público electrónico ofrece muchas ventajas tanto para los ciudadanos como para los profesionales del derecho y las administraciones públicas. Entre las más importantes:
- Eficiencia y rapidez: La digitalización de los procesos notariales reduce significativamente los tiempos de tramitación, permitiendo la gestión y firma de documentos de manera rápida y eficiente.
- Accesibilidad y comodidad: Los documentos electrónicos pueden ser accedidos y gestionados de manera remota, eliminando la necesidad de desplazamientos físicos. Esto es particularmente útil para las personas que residen en diferentes localidades o países, facilitando la realización de trámites a distancia.
- Seguridad y confidencialidad: Las tecnologías utilizadas en la creación y firma de documentos electrónicos aseguran la integridad y autenticidad del contenido, reduciendo el riesgo de fraudes y alteraciones. Además, las plataformas digitales seguras garantizan la confidencialidad de la información.
- Sostenibilidad y ahorro de costes: La eliminación del papel contribuye a la sostenibilidad medioambiental, reduciendo el consumo de recursos naturales y las emisiones de carbono. Asimismo, el almacenamiento digital reduce los costes asociados a la impresión y gestión física de documentos.
- Interoperabilidad y coordinación: La integración de documentos electrónicos con otros sistemas y registros públicos facilita la coordinación entre diferentes organismos y jurisdicciones, agilizando los procedimientos administrativos y judiciales. Esto asegura que los documentos sean fácilmente accesibles y válidos en diversas jurisdicciones, facilitando las transacciones transfronterizas y la cooperación internacional.
No obstante, también se presentan determinados retos en relación con el otorgamiento y firma electrónica de los documentos públicos que debemos tener presentes, como: riesgos de seguridad y privacidad, derivados de posibles vulnerabilidades y ciberataques, o la complejidad técnica que puede suponer para algunos particulares, así como la falta de acceso a recursos necesarios para ello.
Es por ello que se hace necesario recordar que el otorgamiento telemático y la firma electrónica de un documento público notarial es sólo una opción de la que dispones, pero nunca una obligación. Por lo que si así lo deseas, siempre tienes la posibilidad de prepararlo y firmar de forma presencial.
Si desea obtener asesoramiento sobre este tema, contacte con nosotros haciendo clic aquí.
