En un mundo cada vez más globalizado, la movilidad de personas y la internacionalización de servicios jurídicos hacen imprescindible el reconocimiento de la legalidad de los documentos más allá de las fronteras. En este contexto, la legalización y la apostilla cobran relevancia crucial, siendo dos procesos que permiten que un documento emitido en un país sea aceptado en otro desplegando todos sus efectos.
En este artículo, explico ambos procedimientos y su importancia en el ámbito jurídico internacional.
Índice de contenidos
¿Qué es la legalización?
Es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma que aparece en el mismo, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que el documento ostente. La legalización se limita al reconocimiento y acreditación de una firma y, por tanto, no implica responsabilidad sobre el contenido del documento o posterior destino que pueda tener.
Como regla general, los documentos públicos españoles y extranjeros que deban surtir efectos, respectivamente, en el extranjero y en España, deben ser previamente legalizados. No obstante, determinados convenios internacionales simplifican el procedimiento de legalización e incluso eximen de la obligación de legalizar determinados documentos.
¿Qué documentos públicos deben legalizarse?
Los documentos públicos que deben legalizarse son:
- Documentos judiciales.
- Documentos administrativos.
- Documentos notariales.
¿Qué documentos públicos están exentos de la obligación de legalización?
Los documentos públicos que no pueden legalizarse son:
- Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
- Documentos administrativos relacionados, directamente, con una operación comercial o aduanera.
Excepciones dentro de la Unión Europea
La normativa de la Unión Europea establece ciertos documentos públicos, que habiendo sido expedidos u otorgados por autoridades de un Estado Miembro, están exentos de la obligación de ser legalizados (o apostillados) cuando han de presentarse ante otra autoridad de un Estado Miembro.
Las excepciones son:
- Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado Miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial.
- Los documentos administrativos.
- Las actas notariales.
- Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
- Los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado Miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero. Esta excepción fue introducida por el Convenio Europeo de Londres de 1968.
El Convenio de Atenas de 1977, establecido por la Comisión Internacional del Estado Civil, especifica la lista de documentos que los Estados miembros del Convenio reconocen sin necesidad de legalización o cualquier formalidad similar. Para que estos documentos sean aceptados, deben estar debidamente fechados y firmados, y si fuera pertinente, debidamente sellados por la autoridad competente del Estado contratante que los emitió. Son:
- Los documentos que se refieran al estado civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que sean destinados.
- Otros documentos que hayan sido extendidos para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil.
El Convenio de Viena de 1976, establecido por la Comisión Internacional del Estado Civil, indica que las certificaciones plurilingües de actas del Registro Civil, emitidas de acuerdo con los formatos estipulados en el anexo del convenio, serán reconocidas y aceptadas sin requerir legalización o cualquier formalidad similar, en todos los territorios de los estados que son parte del convenio.
El Canje de Notas de Madrid de 1984 suprimió la legalización de las certificaciones del Registro Civil de España y Rusia, que serán admitidas en el otro Estado sin necesidad de legalización.
Legalización de documentos públicos
En España, la competencia para la realización de este trámite es en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
Para todos los casos no contemplados en los escenarios previamente mencionados, ya sea porque no corresponden a un Estado Parte de los Convenios o porque el documento en cuestión está excluido de su ámbito de aplicación, debe realizarse el proceso de legalización ordinaria.
Para explicar la autoridad competente a la hora de realizar el trámite es necesario distinguir entre los documentos extranjeros y los documentos españoles.
a) Legalización de documentos públicos extranjeros
Los documentos públicos extranjeros pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en el extranjero (por las Oficinas Consulares de España en el exterior), bien en España (por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación).
- Legalización en el extranjero. Hay que diferenciar dos trámites:
- En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
- En segundo lugar, es necesaria la legalización por la Oficina Consular de España en el país emisor.
No obstante, existen una serie de documentos cuya legalización se ajusta a especialidades:
- Certificados de Registro Civil.
- Certificados de último destino (C.U.D. o E.U.C. ?end user certificate?).
- Certificados de emigrantes retornados.
- Legalización en España. Los documentos consulares extranjeros – emitidos por Embajadas y Consulados extranjeros acreditados en España – deberán ser legalizados en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La legalización en dicho Servicio es siempre gratuita.
Los documentos consulares más comunes son: certificados de fe de vida y estado civil, certificados de buena conducta, certificados de residencia y/o de inscripción consular, certificados de nacionalidad, declaraciones juradas, certificaciones explicativas de la legislación local, certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros.
b) Legalización de documentos públicos españoles
Los documentos públicos españoles pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en España, bien en el extranjero.
- Legalización en España. La legalización de documentos públicos españoles varía en función de la autoridad emisora y la naturaleza del documento. Centrándome en el caso de los documentos notariales es obligatorio que se hayan otorgado en territorio español, autorizados o legitimados ante Notario español y posteriormente, el ciudadano debe dirigirse con el documento al Colegio Notarial correspondiente que es donde está centralizado el servicio de legalizaciones y apostillas.
Si quieres consultar la información acerca de los Colegios Notariales de España te recomiendo que consultes AQUI.
Para consultar el servicio de legalizaciones y apostillas en el Colegio de Notarios de Cataluña te recomiendo clicar AQUI.
- Legalización en el extranjero. La legalización de documentos españoles emitidos en el extranjero habrá de realizarse por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país en cuestión.
Si deseas obtener más información te recomiendo consultar la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
¿Qué es la apostilla?
Se creó por un Tratado internacional, el Convenio de la Apostilla de La Haya de 5 de octubre de 1961. En virtud de esta norma de Derecho internacional público, y aplicando el principio de reciprocidad entre los estados firmantes, con la voluntad de suprimir la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros, se creó «la apostilla» que consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de este, una apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos del país firmante.
Es un trámite que simplifica la legalización de documentos públicos.
¿Qué países están adheridos al Convenio de la Haya?
En la actualidad, un número muy importante de países del mundo han ratificado este convenio. Los países adheridos al Convenio de la Haya se pueden consultar a través de la web del Ministerio de Justicia.
Si estás interesado en obtener más información clica AQUI.
¿Y si el país de destino del documento no ha ratificado el Convenio de La Haya?
En este caso, no será posible realizar la vía de la apostilla, debiendo recurrirse a la vía tradicional de la legalización diplomática o consular.
¿Cómo es el proceso de la legalización o apostilla en otros países?
El procedimiento para obtener una legalización o apostilla varía ligeramente de un país a otro. Normalmente el proceso consiste en presentar el documento original ante la autoridad competente, que puede ser el Ministerio de Justicia o el Ministerio de Asuntos Exteriores, o alguna otra entidad designada por el Estado. Las autoridades competentes en los Estados Parte del Convenio de la Haya pueden consultarse AQUI.
Algunos países permiten realizar el trámite de forma online, agilizando aún más el proceso.
¿Quién ha de solicitar la legalización o la apostilla?
La solicitud debe realizarse por el propio interesado o signatario del documento, dirigiéndose a la autoridad competente designada para este trámite en cada país.
¿La legalización y la apostilla caducan?
No, dicho esto, si el documento objeto de la misma tiene una duración limitada, la legalización o la apostilla también la tendrá.
Conclusiones
La correcta legalización y apostilla de documentos son indispensables para asegurar su validez jurídica a nivel internacional. Ambos procesos, aunque distintos, comparten el objetivo de brindar certeza y seguridad legal, permitiendo que los documentos cumplan con su propósito en cualquier jurisdicción que los requiera. Por esta razón, la comprensión y manejo adecuado de estos procedimientos es una habilidad esencial en la práctica del derecho moderno.
Los notarios, como profesionales del derecho, es nuestro deber mantenernos actualizados respecto a estos procesos y, sobre todo, ofrecer a nuestros clientes la orientación y el apoyo necesario para navegar el contexto legal internacional con confianza y eficiencia.
Si desea obtener asesoramiento sobre este tema, contacte con nosotros haciendo clic aquí.
