VeriFactu es el nombre del nuevo sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria española.
Su objetivo principal es garantizar que todas las facturas emitidas por empresarios y profesionales queden registradas de forma íntegra, inalterable y trazable.
De esta forma, se pretende que cada factura sea verificable por la Administración y por terceros, aportando mayor transparencia en las transacciones comerciales e impidiendo la existencia de dobles contabilidades.
VeriFactu se enmarca en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal que introdujo en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (en adelante LGT) la obligación de que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros de facturas.
Para desarrollar esta obligación, mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre de 2023 se aprobó un reglamento, conocido coloquialmente como Reglamento VeriFactu, que define los requisitos técnicos de estos sistemas y establece cómo deben operar las facturas verificables.
En este artículo explico en detalle qué es, el marco legal, a quién afecta, cómo funciona y cuándo entra en vigor VeriFactu, y respondo a otras dudas habituales sobre este nuevo sistema de facturación.
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Marco legal
La base legal de VeriFactu se encuentra en la Ley 11/2021, de 9 de julio, conocida como Ley Antifraude.
Esta ley, además de otras medidas tributarias, incorporó la citada obligación de usar sistemas informáticos seguros en la facturación, añadiendo la letra j) al artículo 29.2 de la LGT: “j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad
Asimismo, creó un nuevo precepto sancionador (artículo 201 bis LGT) que tipifica como infracción grave la fabricación, comercialización y también el uso de software de facturación que no cumpla con estos requisitos.
Las sanciones ascienden hasta 150.000 euros por cada ejercicio y tipo de software infractor en caso de desarrolladores o vendedores de dichos programas, y a 50.000 euros por ejercicio para el empresario o profesional que, estando obligado, use un sistema no certificado o manipulado indebidamente (apartado 4º del artículo 201 bis. de la LGT).
El Reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación se aprobó mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre de 2023.
Este Reglamento detalla las especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los programas de facturación empleados en actividades económicas, así como la estandarización del formato de los registros de facturación generados.
Además, modifica el Reglamento de facturación vigente (aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) para adaptarlo a estas novedades.
Cuándo entra en vigor VeriFactu
Debido a la complejidad técnica y a la necesidad de herramientas de desarrollo, la implementación de VeriFactu se ha planificado de forma gradual.
El Reglamento original preveía un plazo relativamente corto (1 de julio de 2025), pero se amplió en dos ocasiones para dar más margen a empresas y proveedores de software.
Primero, el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril de 2025 pospuso la entrada en vigor hasta el 1 de enero de 2026.
Posteriormente, una modificación de urgencia mediante el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre extendió aún más los plazos, fijando la obligación definitiva para 2027.
Según el calendario vigente, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán adoptar VeriFactu a más tardar el 1 de enero de 2027, mientras que el resto de obligados tributarios (autónomos y profesionales que tributan por el IRPF, así como entidades en atribución de rentas) tendrán hasta el 1 de julio de 2027 para adecuarse.
Hasta esas fechas, las empresas pueden ir adaptando y probando sus sistemas VeriFactu (incluso remitiendo registros de prueba a Hacienda) a modo de prueba, sin que la utilización plena sea aún obligatoria.
¿A quién afecta VeriFactu? Sujetos obligados y alcance
Tal como define el Reglamento, estarán sujetos a VeriFactu todos los empresarios y profesionales (personas físicas o jurídicas) que desarrollen actividades económicas en España y emitan facturas por sus operaciones.
Esto incluye:
- Sociedades mercantiles y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades
- Trabajadores autónomos, profesionales liberales y artistas sujetos a IRPF que facturen su actividad
- Establecimientos permanentes en España de no residentes
- Entidades en régimen de atribución de rentas (por ejemplo, comunidades de bienes) con actividad económica.
En la práctica, abarca a la gran mayoría de empresas y autónomos que expiden facturas, sin distinción de sectores o régimen de IVA.
Excepciones
Tal y como prevé el Reglamento VeriFactu los siguientes sujetos y operaciones quedan fuera del ámbito de aplicación:
- Los contribuyentes acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) ya sea de forma obligatoria o voluntaria.
En la práctica, están obligados al SII grandes empresas con facturación superior a seis millones de euros, quienes estén inscritos en el Régimen de Devolución Mensual de IVA y grupos de IVA.
Dado que este sistema ya implica un reporte casi en tiempo real de las facturas a Hacienda, no se les exige duplicar el envío mediante VeriFactu al considerarse que el SII ofrece garantías suficientes.
En consecuencia, VeriFactu está enfocado sobre todo a PYMES, microempresas y autónomos fuera del SII.
- Las operaciones en territorios forales de País Vasco y Navarra, que tienen su propia normativa fiscal antifraude (como, por ejemplo, el sistema TicketBAI en el País Vasco o Batuz en Navarra).
En estos casos solo se aplicará VeriFactu si el obligado tributario está sujeto a la Hacienda Pública Estatal por tener su domicilio fiscal en territorio común.
- Operaciones exentas de la obligación de facturar
Determinadas operaciones para las que, según el actual Reglamento de facturación (aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), no es obligatorio expedir factura.
Se trata de supuestos especiales como, por ejemplo, ciertas entregas de energía eléctrica documentadas por un operados del sistema o facturación por terceros autorizados.
- Facturación manual
Se trata de una exclusión implícita ya que el Reglamento VeriFactu solo impone requisitos a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
En consecuencia, quien emita todas sus facturas de forma manual (en papel o en formato PDF generado sin software contable) no está técnicamente sujeto a VeriFactu.
Por último, es importante tener en cuenta que las operaciones con consumidores finales y con administraciones públicas, así como las facturas simplificadas (tickets), sí están incluidas en VeriFactu.
Es decir, incluso los tickets de venta al por menor deberán generarse con un sistema verificable.
En definitiva, cualquier profesional o empresa que emita facturas en España debe evaluar si le aplica VeriFactu, lo que sucederá en la mayoría de casos, salvo los excluidos indicados.
Cómo funciona VeriFactu. Requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación (SIF)
El corazón de VeriFactu está en los requisitos tecnológicos que deberán cumplir los programas o sistemas informáticos de facturación, llamados en la norma Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
En términos simples, un SIF es cualquier aplicación o conjunto de software y hardware que interviene en la emisión de facturas.
Por lo tanto, tiene tal consideración desde un programa de facturación o punto de venta (TPV) hasta un sistema de software integral (ERP corporativo) que genera facturas.
La normativa exige que estos sistemas incorporen una serie de funcionalidades y garantías técnicas para asegurar la fiabilidad de los registros.
Entre los principales requisitos técnicos que establece el Reglamento y la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que lo desarrolla, destacan:
Registro inviolable de las facturas
El sistema debe crear un registro de cada factura emitida con un formato estandarizado y seguro.
Este registro incluirá los datos principales de la factura (se han definido 15 campos clave) y deberá encadenarse criptográficamente con el registro anterior mediante un código hash o huella digital.
De esta manera las facturas quedan encadenadas unas con otras, de modo similar a una blockchain, por lo que cualquier alteración posterior de una factura rompería la cadena y sería detectable.
Gracias a este mecanismo se garantiza la inalterabilidad, pues no se pueden borrar ni modificar facturas ya emitidas sin dejar evidencia.
Generación de un código QR y etiqueta “VeriFactu”
Cada factura, ya sea en papel o electrónica, deberá llevar impreso o incorporado digitalmente un código QR específico.
Este QR contiene información resumida de la factura y, en su caso, un identificador de verificación en Hacienda.
Además, las facturas incluirán una indicación visual de que son VeriFactu (por ejemplo, la mención “Factura verificable” o el propio término “VeriFactu” en el documento).
El objetivo es que cualquier receptor de la factura pueda escanear el QR con una aplicación o dispositivo y comprobar su validez.
De este modo, si la factura fue transmitida a la AEAT el sistema le mostrará que consta registrada en Hacienda y, si no lo fue, al menos mostrará los datos básicos y que está emitida pero no en el registro de AEAT.
Firma digital de los registros y registro de eventos
El SIF deberá generar una firma electrónica avanzada de cada registro de facturación, añadiendo una capa adicional de seguridad y autenticidad.
Además, el sistema debe llevar un registro de eventos que documente todas las acciones relevantes sobre la facturación en la aplicación (por ejemplo, accesos, intentos de alteración, anulaciones, etc.).
Por ejemplo, quedará constancia de operaciones como generación, envío, anulaciones (como las facturas rectificativas), etc.
Este encadenado de eventos, firmado y protegido, asegura la trazabilidad completa ya que se puede reconstruir quién hizo qué y cuándo en el sistema de facturación, sin posibilidad de manipular ese historial.
Conservación y accesibilidad de los registros
Los registros de facturación generados por el sistema deben conservarse durante todo el periodo legal de conservación (normalmente durante el plazo de prescripción de cuatro años).
Deben mantenerse accesibles y legibles para su consulta, tanto por el contribuyente como ante una eventual inspección.
Esto implica que el formato estándar en que se almacenan ha de poder ser leído y exportado fácilmente.
La norma prevé que los datos se guarden en formatos electrónicos comunes (como, por ejemplo, un formato XML estandarizado).
Capacidad de remisión electrónica a la AEAT
Un aspecto fundamental es que el software debe estar preparado para enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma telemática.
Esto no significa que todas las facturas deban enviarse sí o sí en tiempo real (como luego veremos esta remisión es voluntaria), pero el sistema debe tener esa funcionalidad habilitada.
Para ello, la AEAT ha definido especificaciones de comunicación y validación de los ficheros, de modo que el software, tras enviarlos, reciba una respuesta de validación confirmando que la información de la factura ha sido aceptada en los sistemas de la Agencia Tributaria.
Certificación y declaración responsable
Los fabricantes o desarrolladores de software de facturación tendrán la obligación de certificar que sus sistemas cumplen todos estos requisitos.
De momento, la vía prevista es una declaración responsable de cumplimiento incorporada en el propio aplicativo o documentación del software.
En el futuro, Hacienda podría establecer mecanismos adicionales de homologación o certificados externos para ciertos supuestos, pero inicialmente se basa en la responsabilidad del desarrollador.
También se fija que los proveedores de software deben tener sus productos adaptados y ofrecérselos a sus clientes en un plazo máximo de nueve meses desde la publicación de la Orden técnica.
Dado que la Orden HAC/1177/2024 entró en vigor el 29 de octubre de 2024, esto implica que antes del 29 de julio de 2025 todos los programas comercializados debían contar ya con una versión compatible VeriFactu.
Modalidades de facturación
La normativa introduce dos modalidades de operación para los sistemas de facturación, dando cierto grado de flexibilidad a los contribuyentes:
Modalidad VeriFactu, con envío inmediato
En esta modalidad, el contribuyente opta por remitir cada registro de factura a la AEAT de forma prácticamente inmediata a su emisión.
El software SIF envía el fichero de la factura con los datos esenciales a través de los servicios de VeriFactu y Hacienda lo valida y lo incorpora a su base de datos.
Una vez aceptado, la factura queda marcada como “registrada” en la AEAT y el sistema genera el código QR correspondiente que, al ser escaneado por un cliente o por el propio contribuyente, se conecta con la Agencia Tributaria para verificar que esa factura está registrada oficialmente.
Además, en la factura figurará expresamente la mención de que es “VeriFactu”.
Así, en caso de necesitarse una rectificación de la factura no se altera la original, sino que se emite una factura rectificativa siguiendo el mismo proceso y quedando ambas enlazadas.
No obstante, esta modalidad de comunicación en tiempo real no es obligatoria por ley, sino voluntaria.
Es decir, Hacienda ofrece la posibilidad de enviar las facturas al momento, pero no impone su remisión automática salvo que el contribuyente así lo decida.
Modalidad No VeriFactu, sin envío inmediato
En este caso el contribuyente utiliza un SIF conforme a todos los requisitos (registro inalterable, QR, firma, etc.) pero no remite las facturas en tiempo real a Hacienda.
Las facturas igualmente llevarán un código QR, pero en este caso, al escanearlo, la aplicación informará que la factura no consta registrada en la AEAT (lo cual es normal, dado que el emisor optó por no enviarla).
Aún y así, el mero hecho de tener QR y formato estándar permite a cualquier inspector o cliente verificar los datos básicos de la factura y comprobar su autenticidad.
En la modalidad No VeriFactu, el contribuyente debe conservar internamente los registros electrónicos de todas sus facturas, con las garantías de integridad y seguridad mencionadas, durante el plazo legal. También deberá tener firmados los registros y guardar el histórico de eventos.
De este modo, en caso de que la Agencia Tributaria lo requiera, deberá enviar los ficheros de las facturas de los periodos solicitados.
Por lo que la diferencia con la modalidad VeriFactu es el momento del envío.
En esta modalidad los registros se guardan localmente y solo se transmiten a posteriori si se solicitan.
Por lo demás, el sistema informático debe ser el mismo en cuanto a funcionalidades y las facturas también deben llevar el código QR indicando su estado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente VeriFactu?
Es el nombre del sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria en cumplimiento de la Ley Antifraude 11/2021.
Más que un software concreto, es un conjunto de requisitos legales y técnicos que deben cumplir los programas de facturación, entre ellos, garantizar el registro con huella digital encadenada, QR identificativo, con la posibilidad de envío a Hacienda y registro de cualquier acción sobre las facturas.
Todo ello con la finalidad de garantizar que ni el emisor ni un tercero pueda manipular los datos sin dejar rastro y facilitar la verificación externa.
¿VeriFactu es obligatorio para todos los autónomos y pymes?
Sí, en 2027 lo será para la mayoría.
Los autónomos y pequeñas empresas no quedan exentos de forma automática, sino que simplemente se les ha dado hasta julio de 2027 para adaptarse (frente a enero de 2027 para sociedades).
La intención es que incluso el pequeño profesional use un programa de facturación verificable, ya sea uno comercial (muchos ofrecerán versiones básicas asequibles) o la aplicación gratuita de la AEAT.
Solo aquellos autónomos muy pequeños que facturen exclusivamente en papel (y que legalmente puedan hacerlo, como por ejemplo en determinados casos de ventas a particulares con tiques) podrían seguir sin software.
¿Tengo que enviar todas mis facturas a Hacienda con VeriFactu?
No necesariamente.
Si bien es preciso usar un sistema que garantice integridad, trazabilidad y la opción de remisión de los registros, el envío inmediato de cada factura a la AEAT (lo que se llama modalidad VeriFactu) es voluntario.
Cabe optar por la modalidad No-VeriFactu, en la que se conservan las facturas con su QR y registro seguro, y el obligado solo deberá remitirlas a Hacienda si se las solicitan.
¿En qué se diferencia VeriFactu de la factura electrónica obligatoria?
VeriFactu no debe confundirse con la factura electrónica obligatoria impulsada por la llamada Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas).
La factura electrónica se refiere a la obligación de emitir y enviar facturas en formato digital en las relaciones comerciales entre empresas.
Por su parte, VeriFactu no se centra en el formato de envío al cliente, sino en cómo el software registra, conserva y reporta las facturas.
Por lo tanto, se trata de normativas complementarias pero diferentes.
¿Qué pasa si mi software de facturación no es compatible con VeriFactu?
Si tu programa actual no se adapta a los requisitos (por ejemplo, no genera QR, no encadena registros, etc.), deberás actualizarlo o cambiarlo.
Y es que usar un software no conforme, una vez vencido el plazo legal, puede considerarse infracción y conllevar sanciones de multa pecuniaria de hasta 50.000 euros por ejercicio.
Por lo tanto, lo recomendable en tal caso es contactar al proveedor para adaptarse o bien optar por un proveedor alternativo.
En todo caso, la AEAT ha anunciado que proporcionará una aplicación gratuita online para facturar con VeriFactu, útil especialmente para autónomos que emiten pocas facturas.
¿Cómo puedo verificar una factura con VeriFactu?
Basta con escanear el código QR que aparece en la factura mediante una aplicación móvil que lea QR estándar.
Si la factura fue enviada a la AEAT (sistema VeriFactu), al escanear el código la aplicación conectará con la base de datos de Hacienda y mostrará un mensaje confirmando que esa factura está registrada, posiblemente con fecha y un ID de verificación.
Si la factura no fue enviada (sistema No VeriFactu) el QR mostrará los datos básicos (NIF emisor, fecha, importe, etc.) y la indicación de que no consta registrada, lo cual no conlleva su ilegalidad, sino simplemente que el emisor optó por conservarla él mismo.
En ambos casos, si el QR es legible y corresponde a un sistema certificado, puedes confiar en que la factura es auténtica.
Además, la Agencia Tributaria prevé habilitar en su aplicación oficial un lector de QR VeriFactu para facilitar esta comprobación
¿Qué ventajas tiene usar la modalidad VeriFactu (envío en tiempo real)?
Adherirse al envío inmediato de facturas a Hacienda puede aportar beneficios prácticos, al margen de la evidente imagen de transparencia que ofrece.
Por un lado, asegurarse de que las declaraciones de impuestos cuadrarán con lo que a Hacienda ya le consta registrado, reduciendo así riesgos de errores o inspecciones.
Por otro, disponer en la Sede Electrónica de un listado de todas las facturas enviadas, que es posible consultar o descargar en cualquier momento.
También se prevé que Hacienda preste asistencia extra a quienes usen VeriFactu, por ejemplo, pre-rellenando borradores de liquidaciones de IVA.
Además, al enviar las facturas, el software podría simplificarse (según la AEAT, la exigencia técnica interna es menor).
En este sentido, el art. 16.3 del Reglamento VeriFactu dispone que los Sistemas de Emisión de Facturas Verificables no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros, bastando con que calculen la huella o hash de dichos registros.
Por el contrario, un software opere en local sin envío inmediato (modalidad No VeriFactu) sí debe firmar digitalmente cada registro de factura para dotarlo de un sello criptográfico de origen.
Por último, en caso de inspección, si se usa un sistema bajo la modalidad VeriFactu, no será de aplicación la exigencia de aportar los registros a requerimiento, pues esta remisión ya se hizo al emitir cada factura.
En definitiva, aunque no es obligatorio optar por el sistema VeriFactu con envío inmediato, su elección podría ahorrar trabajo y aportar valor añadido en la gestión.
Conclusiones
La llegada de VeriFactu implica para los profesionales y empresas un cambio relevante en la forma de gestionar su facturación.
En la práctica, les obliga a revisar el software que utilizan y si sus sistemas están preparados para cumplir con los nuevos requisitos que impone la normativa.
Por ello, más que esperar a su entrada en vigor, lo recomendable es anticiparse.
Es decir, revisar desde ahora el programa de facturación, hablar con el proveedor correspondiente y entender qué modalidad se ajusta mejor al funcionamiento de cada negocio.
De esta forma se evitarán errores, sanciones y prisas innecesarias cuando VeriFactu entre definitivamente en vigor.
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