En mi ejercicio profesional como Notario de Barcelona es habitual que acudan a la notaría personas que necesitan probar un determinado hecho ante una autoridad judicial, ante la Administración o ante otro particular.
Para ello, las actas notariales son un instrumento jurídico de gran utilidad ya que recogen hechos, situaciones o manifestaciones, dejando constancia de lo ocurrido en un documento público con presunción de veracidad.
Y es que la práctica demuestra que muchos conflictos, malentendidos o litigios tienen su origen en la falta de prueba de una determinada circunstancia: el envío de una comunicación, el contenido de una página web, la manifestación de la voluntad de una persona, etc.
Controversias que podrían haberse evitado o resuelto con más facilidad si se hubiera requerido previamente a un notario para que extendiera un acta notarial.
En este artículo explico qué es un acta notarial, qué tipos existen, cuál es su utilidad y respondo a preguntas frecuentes al respecto.
Índice de contenidos
¿Qué es un acta notarial?
Un acta notarial es un documento público que extiende un Notario en el que deja constancia y da fe de determinados hechos y circunstancias que presencia o de los que tiene conocimiento.
Se trata de uno de los distintos instrumentos públicos que pueden autorizar los notarios, junto con las escrituras públicas y las pólizas intervenidas, entre otros.
Pero, a diferencia de las escrituras públicas o las pólizas que recogen declaraciones de voluntad en virtud de las cuales se formalizan contratos, las actas notariales no contienen pactos, compromisos ni declaraciones de voluntad con efectos jurídicos entre las partes.
En su lugar, conforme a lo dispuesto en el artículo 144 del Decreto de 2 de junio de 1944 por el que se aprueba con carácter definitivo el Reglamento de la organización y régimen del Notariado (en adelante, Reglamento Notarial), las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de ellos tenga el notario, así como sus juicios o calificaciones.
¿Para qué sirve un acta notarial?
La finalidad principal de un acta notarial es servir como instrumento de prueba.
Y es que los hechos de los que da fe y deja constancia el Notario se presumen ciertos.
Esta presunción de veracidad, que solo puede ser destruida en un juzgado por querella de falsedad, se encuentra recogida expresamente en el artículo 17 bis.2.b) de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862: “Los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico, al igual que los autorizados sobre papel, gozan de fe pública y su contenido se presume veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en esta u otras leyes.”
De igual modo, el artículo 1.218 del Código Civil establece que los documentos públicos, entre los que se incluyen las actas notariales, “hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de éste. También harán prueba contra los contratantes y sus causahabientes, en cuanto a las declaraciones que en ellos hubiesen hecho los primeros.”
Y, por su parte, el artículo 319 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, dispone que los documentos públicos harán prueba plena:
- Del hecho, acto o estado de cosas que documenten.
- De la fecha en que se produce esa documentación.
- De la identidad del Notario y demás personas que, en su caso, intervengan en ella.
Así, mediante un acta notarial una persona puede obtener un documento público que goza de una presunción de veracidad y que le permite probar un hecho o circunstancia en un procedimiento judicial, administrativo o privado.
Un hecho o circunstancia que más adelante sería muy difícil de demostrar o incluso imposible.
En resumen, las actas notariales tienen principalmente tres funciones:
- Prueba: Las actas notariales tienen valor probatorio y pueden utilizarse como evidencia en procesos legales.
- Fe pública: Confieren carácter público a los hechos o declaraciones, otorgándoles validez y seguridad jurídica.
- Prevención de conflictos: Ayudan a prevenir posibles disputas legales al establecer un registro oficial de lo ocurrido.
¿Qué tipos de actas notariales existen?
Existen muchos tipos de actas notariales, entre ellas las más frecuentes son:
- Acta de depósito. Permite consignar o guardar un bien ante Notario (como llaves, cheques, joyas, claves informáticas, etc.) para que se encargue de su custodia y conservación en los términos y condiciones que el Notario haya aceptado.
- Acta de legitimación de firma para país extranjero. Mediante ella una persona firma ante Notario un documento privado para que pueda desplegar efectos y sea válido en el extranjero.
- Acta de manifestaciones. En este tipo de acta el Notario recoge literalmente las manifestaciones que una o varias personas efectúan ante él, sin emitir juicio sobre su veracidad. Por lo tanto, debe tenerse en cuenta que este acta no prueba que las declaraciones son ciertas, sino que la persona o personas las han realizado en un determinado momento. Estas manifestaciones pueden ser de todo tipo, como por ejemplo, en una herencia una persona que manifiesta que ha convivido con el causante hasta su fallecimiento.
- Acta de notificación y requerimiento. La finalidad del acta de notificación es transmitir a una persona una información o decisión de quien requiere al Notario. La finalidad del acta de requerimiento es intimar al requerido para que adopte una determinada conducta. El Notario discrecionalmente, y siempre que de una norma legal no resulte lo contrario, podrá efectuar las notificaciones y los requerimientos enviando al destinatario la cédula, copia o carta por correo certificado con aviso de recibo. Si no se utiliza alguno de los medios establecidos anteriormente el Notario se personará en el domicilio o lugar en que la notificación o el requerimiento deban practicarse, según la designación efectuada por el requirente, dando a conocer su condición de Notario y el objeto de su presencia. De no hallarse presente el requerido, podrá hacerse cargo de la cédula cualquier persona que se encuentre en el lugar designado y haga constar su identidad. Si nadie se hiciere cargo de la notificación, se hará constar esta circunstancia. Cuando el edificio tenga portero podrá entenderse la diligencia con el mismo. Por ejemplo, una parte que comunica a la otra la resolución anticipada de un contrato de prestación de servicios por incumplimiento de sus obligaciones.
- Acta de notoriedad. Los hechos notorios son aquellos cuya veracidad resulta evidente al ser conocida o reconocida de forma pública, por un número suficiente de personas. Este acta tiene por objeto comprobar y fijar hechos notorios de los que puedan derivar derechos o situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica. Por ejemplo, la más habitual es un acta de declaración de herederos abintestato (es obligatoria cuando el causante falleció sin haber otorgado testamento o habiéndolo otorgado el testamento ha devenido nulo o ineficaz) en la que el Notario declara formalmente quiénes son las personas que tienen derecho a suceder.
- Acta de presencia. Demuestra la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. El Notario documentará lo que presencie o perciba por sus propios sentidos y en los detalles que interesen a la persona que le requiera, aunque no podrá hacer consideraciones para las que sea necesario tener conocimientos periciales. Por ejemplo, un acta de presencia que solicita un propietario para dejar constancia de daños o desperfectos en su vivienda con motivo de la realización de unas obras encargadas a una constructora.
- Acta de protocolización. El Notario incorpora a su protocolo notarial un documento público o privado previamente autorizado por él y cuyo texto hace referencia al hecho de haber examinado dicho documento, a la declaración de la voluntad del requirente para ello y al de quedar unido el expediente al protocolo. El objetivo es asegurar la conservación del documento que se protocoliza, evitando su pérdida y demostrar su existencia y/o fecha. Este documento puede ser desde un contrato de compraventa de un inmueble (título de propiedad), un burofax, un documento con manifestaciones, etc.
- Acta de reclamación de deudas dinerarias no contradichas. Se trata del llamado “procedimiento monitorio notarial” mediante el cual es posible reclamar deudas dinerarias de cualquier cuantía. Para ello deberás requerir al Notario con residencia en el domicilio del deudor que:
- Aparezca en el documento que acredite la deuda o que demuestres en otro.
- En su residencia habitual.
- En el lugar que pudiera ser hallado.
- Acta de sorteo. En ellas se incorporan las bases para un sorteo y el Notario deja constancia de los ganadores. El Notario requerirá al deudor para que en el plazo de veinte días hábiles pague la deuda aportando los documentos que, a juicio del primero, acrediten de forma indubitada su veracidad y existencia (pueden ser facturas, albaranes, correos electrónicos, etc.). De esta forma se garantiza la transparencia y legalidad del sorteo. Si deseas ampliar la información sobre este tipo de acta te recomiendo la lectura del artículo de este blog Sorteo ante Notario.
- Acta de exhibición de cosas o documentos: En este tipo de actas el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen. Por ejemplo, que el Notario sea requerido para comparecer en el domicilio de la exmujer del requirente y levantar acta de los muebles que hay en el que el domicilio conyugal. Para que el Notario pueda acceder al interior de la vivienda deberá advertir previamente a la exmujer del requirente su condición y el motivo de su presencia.
Puedes consultar la documentación necesaria para cada tipo de acta AQUÍ.
Requisitos y límites de las actas notariales
Como hemos visto, se excluyen de las actas notariales los hechos y circunstancias que sean materia de contrato.
Pero, además, existen otros límites a las actas notariales. Entre ellos:
- Debe existir un requerimiento previo por parte de una persona (el requirente) quien debe tener un interés legítimo a juicio del Notario.
- El contenido debe ser legal, por lo que el Notario no puede invadir la intimidad personal o familiar de otras personas, usar sus imágenes sin su consentimiento o entrar en una propiedad privada sin autorización.
- El Notario no puede invadir la esfera judicial o administrativa, por ejemplo, requiriendo a organismos públicos para los que ya existe un cauce específico o recogiendo una declaración de un testigo en juicio.
- La actuación del Notario no puede ser oculta o sorpresiva y en todo caso debe ser imparcial.
- El Notario no puede realizar juicios o valoraciones para las que sea necesario tener conocimientos técnicos específicos de una materia (por ejemplo, conocimientos periciales).
¿Qué coste tiene un acta notarial?
Como el resto de documentos notariales su precio está sujeto a arancel, regulado por la Ley de tasas y precios públicos.
Se trata de un documento sin cuantía y los honorarios variarán en función de diferentes circunstancias, como el tipo de acto documentado, si se requiere el desplazamiento del notario, el número de folios, copias expedidas, etc.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda en tramitarse un acta notarial?
Depende del tipo de acta. Algunas, como un acta de manifestaciones, puede autorizarse el mismo día que el cliente requiere la intervención del Notario. Otras, como las de presencia, pueden implicar varias diligencias y durar días o semanas en función de la complejidad de los hechos de los que se quiera dejar constancia en el acta.
¿Puedo solicitar un acta notarial para dejar constancia de los mensajes de WhatsApp?
Se trata de un acta de presencia conforme a lo previsto en el Art. 200.-3º del Reglamento Notarial: «La exhibición al notario de documentos o de cosas con el fin de que, examinados, los describa en el acta tal y como resulten de su percepción.».
Si bien hay que tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 98.-7º del Reglamento Notarial: «…El requerimiento para levantar el acta no podrá referirse en ningún caso a conversaciones telefónicas…».
Y la pregunta es ¿una conversación por WhatsApp puede entenderse que es una conversación telefónica?
Constatar en acta unos mensajes, no está prohibido, siempre que el Notario compruebe que esos mensajes no tienen su respuesta o conversación escrita, supuesto en el que el caso caería en la prohibición del precepto reglamentario citado. Los mensajes deben cumplir con la licitud que exige cualquier requerimiento notarial.
Un matiz, si el objeto del requerimiento está relacionado con un judicial, ya iniciado y no concluido, por las razones que genéricamente se expusieron, el Notario debería denegar la autorización.
¿Puedo levantar un acta notarial sin avisar a la otra parte?
En muchos casos sí. Por ejemplo, en un acta de manifestaciones, de protocolización o de presencia.
No obstante, en un acta de notificación o requerimiento el Notario sí que deberá contactar con la persona notificada o requerida.
Conclusiones
Las actas notariales son una herramienta muy útil en el ámbito jurídico, ya sea para particulares como para empresas.
Y es que un acta notarial puede ser determinante para prevenir o resolver una controversia, permitiendo probar la existencia de un hecho, su veracidad y/o su fecha.
Desde una simple manifestación, hasta la constatación de una acción u omisión, la reclamación de una deuda o la conservación de un objeto o documento, las actas notariales ofrecen una vía eficaz para documentar de forma fehaciente hechos que podrían resultar difícil o imposibles de probar en el futuro.
Si deseas más información sobre las actas notariales contáctanos AQUÍ y estaremos encantados de ayudarte.
