El día 9 de mayo de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos (en adelante la ley) la cual es el resultado de la transposición, total o parcial, de seis directivas comunitarias que se hallaban pendientes, modificando varios textos legales, entre los que se encuentra la Ley del Notariado, cuyas modificaciones son las que analizo en este artículo. Para consultar el texto legal AQUI
El Título IV de la ley contiene la transposición de la Directiva comunitaria 2019/1151 es conocida como directiva de digitalización de sociedades o directiva de herramientas digitales. Las modificaciones de la Ley del Notariado se contienen en el artículo 34 de la ley.
Índice de contenidos
Protocolo electrónico
Se modifican los apartados 2 y 3 y se introduce un nuevo apartado 4 en el artículo 17 de la Ley del Notariado.
Las matrices de los instrumentos públicos tendrán igualmente reflejo informático en el correspondiente protocolo electrónico bajo la fe del notario. La incorporación al protocolo electrónico o libro registro de operaciones electrónico se producirá en cada caso con la autorización de la escritura pública o con la intervención de la póliza. Cabe reseñar que la ley omite mencionar a las actas. Entiendo que se trata de un defecto de técnica jurídica y que debería subsanarse posteriormente.
Los instrumentos incorporados al protocolo electrónico se considerarán originales o matrices.
El protocolo electrónico se custodiará por el notario que esté a cargo de su conservación mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado. Dicho depósito electrónico se efectuará encriptando su contenido, pudiendo acceder al mismo y expedir copias, exclusivamente el notario custodio del protocolo titular de las claves de encriptación.
En el caso que una matriz en papel que haya sido extraviada o sustraída será reconstituida mediante nuevo traslado desde el protocolo electrónico.
A cada instrumento público autorizado o intervenido se trasladarán las notas y diligencias previstas en la legislación notarial de modificación jurídica y de coordinación.
Las comunicaciones cursadas por otros notarios se remitirán a través de la sede electrónica notarial, debiendo incorporarse al protocolo electrónico el mismo día o el hábil inmediato hábil posterior.
Solicitud de copias
Está regulado en el artículo 17.3 de la Ley del Notariado. El otorgante o quien acredite interés legítimo, previa su comparecencia electrónica en la sede electrónica notarial mediante sistemas de identificación electrónica debidamente homologados, podrá solicitar al notario a cargo del protocolo, copia electrónica o en papel, con la misma validez.
Esta función está actualmente disponible en el Portal Notarial del Ciudadano, pero se introduce la novedad de solicitar copia autorizada electrónica, ya que hasta ahora sólo era posible en formato papel.
Expedición de copias
Se modifica el apartado 3 del artículo 17 bis, la redacción del artículo 31 y se suprime el apartado 7 del artículo 31 de la Ley del Notariado.
Los notarios podremos expedir copias autorizadas con nuestra firma electrónica notarial bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial.
Como he indicado en el apartado de la solicitud de copias se introduce la novedad de poder solicitar y recibir la copia autorizada electrónica, ya que hasta ahora sólo era posible solicitar copia auténtica en papel, la cual podía recogerse físicamente en notaria o recibirla por correo postal.
Los notarios introduciremos un código seguro de verificación (en adelante CSV) que será individualizado para cada copia autorizada electrónica de la escritura pública o testimonio electrónico de la intervención de póliza mercantil.
Al suprimirse el párrafo 7, que limitaba la validez de las copias electrónicas a la concreta finalidad para la que fueron solicitadas, parece desprenderse que ahora no será necesario hacer constar la finalidad para la que fueron solicitadas pero sí que será necesario hacer constar el destinatario de la copia.
Igualmente, podremos remitir copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable.
El CSV será el instrumento técnico para que el otorgante o tercero a quien aquel entregue dicho código pueda, a través de la sede electrónica notarial, acceder con carácter permanente a la verificación de la autenticidad e integridad de la copia autorizada electrónica del documento notarial, así como conocer las notas ulteriores de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos. Si no se dispusiera de CSV, el notario titular del protocolo valorará el interés legítimo del solicitante, concediendo el acceso solicitado de considerarlo suficiente. En caso contrario y de manera motivada denegará el mismo, pudiendo ser recurrida su decisión ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
Índice único informatizado
Se modifican el apartado 3 y se introduce un nuevo apartado 4 en el artículo 17 de la Ley del Notariado.
El Consejo General del Notariado formará un índice único informatizado con la agregación de los índices informatizados que los notarios debemos remitir periódicamente a los Colegios Notariales.
Los notarios estaremos obligados a llevar índices informatizados y, en su caso, en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos, debiendo velar por su estricta veracidad.
El Consejo General del Notariado suministrará a las administraciones tributarias la información contenida en el índice único informatizado con trascendencia tributaria que precisen para el cumplimiento de sus funciones estando a lo dispuesto en el artículo 94.5 de la Ley General Tributaria y permitirá el acceso telemático directo de las administraciones tributarias al índice y recabará del notario para su posterior remisión la copia del instrumento público a que se refiera la solicitud de información cuando ésta se efectúe a través de dicho Consejo.
Otorgamiento mediante videoconferencia
Se introduce el artículo 17 ter y se modifica el apartado 1 y se introduce el apartado 2 del artículo 23 de la Ley del Notariado.
Se trata de una de las novedades más importantes introducidas por la ley, siendo posible dentro de unos meses obtener servicios notariales sin necesidad de presencia física del otorgante ante el notario elegido. Ello supone la modernización del sistema de seguridad jurídica preventiva, adaptándonos a la nueva era digital.
El otorgamiento de documentos públicos notariales mediante videoconferencia será posible en los siguientes supuestos:
- Las pólizas mercantiles. No se necesitará la comparecencia de la entidad financiera si envía la póliza a la sede electrónica notarial.
- La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.
- Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
- La revocación de poderes, excepto los generales preventivos. Se sobreentiende que los poderes generales, aunque no sean preventivos tampoco podrán ser revocados por medio de videoconferencia.
- Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
- Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Los testimonios de legitimación de firmas.
- Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
- La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
- Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
Los actos y negocios jurídicos que podrán ser autorizados mediante videoconferencia podrán ser ampliados mediante desarrollo reglamentario.
El otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial utilizando los sistemas de identificación electrónica. Si no tuviera firma electrónica, se le dotará gratuitamente de ella.
En el acto del otorgamiento mediante videoconferencia, los notarios deberemos de exhibir al compareciente el documento a través de la plataforma, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido. Finalmente, lo autorizaremos con nuestra firma electrónica notarial.
Comparecencia electrónica
Se da nueva redacción al artículo 23 de la Ley del Notariado.
El interesado podrá comparecer electrónicamente en la sede electrónica notarial debiendo proporcionar su teléfono, correo electrónico y, en su caso, los datos expresivos de su representación. La sede electrónica notarial deberá permitir la apreciación de su capacidad jurídica, asegurando la inmediación electrónica.
Mediante la comparecencia electrónica el ciudadano podrá realizar las siguientes actuaciones:
- Aportar los antecedentes precisos para la ulterior autorización de un documento público notarial.
- Otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine.
- Solicitar que se le expida copia simple o autorizada previa apreciación de su interés.
- Solicitar previa acreditación de su interés legítimo que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que aquél hubiera podido intervenir, a los efectos de solicitar al notario que custodia el protocolo, su sustituto o sucesor, la expedición de copia autorizada electrónica.
Los notarios comprobaremos la documentación remitida para su identificación por el otorgante y archivaremos copia electrónica sólo si lo exige la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
Archivo general de protocolos por los Colegios Notariales
Se modifica la redacción del artículo 37 de la Ley del Notariado.
En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años. Los Colegios Notariales adaptarán las medidas precisas para conservarlo en perfecto estado de guarda y conservación.
La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública podrá autorizar la destrucción completa por anualidades de los tomos de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años.
Los ficheros relativos al protocolo y libro registro en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención da los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio.
Interoperabilidad
Se introduce la Disposición adicional segunda de la Ley del Notariado, por la cual los sistemas electrónicos notariales serán interoperables con los sistemas de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales.
Se introduce el artículo 111 ter de la ley 24/2001 de 27 de diciembre de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social por el que los sistemas de información y comunicación entre notarios y registradores serán interoperables. Este artículo necesita desarrollo reglamentario que regule qué datos y mediante qué procedimiento los datos entre ambos cuerpos serán compartidos.
Entrada en vigor
Las modificaciones de la Ley del Notariado entrarán en vigor a los seis meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, esto es, el día 9 de noviembre de 2023.
Esta reforma legislativa supone un nuevo reto para el notariado, ya que supondrá un cambio de paradigma en el ejercicio de nuestra profesión, estando convencido que generará grandes beneficios para el conjunto de la sociedad y aumentará las ventajas competitivas de la economía nacional.
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