En 2023 se dio un paso histórico en España al permitir la autorización de actos notariales por vía online.
La Ley 11/2023, de 8 de mayo, conocida como Ley de digitalización de actuaciones notariales y registrales, modificó la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1962 para habilitar la intervención telemática del Notario, cumpliendo así con directivas europeas de digitalización.
Esta reforma, que entró en vigor el 9 de noviembre de 2023, abrió la puerta a la figura de la notaría digital.
Desde entonces es posible otorgar ciertos actos y contratos con la intervención de un Notario de forma online, sin necesidad de acudir físicamente a la notaría y con la misma validez y eficacia legal que la firma presencial.
En el artículo sobre el Documento público electrónico ya abordé las diferencias entre un documento público en papel y uno electrónico, qué es la matriz electrónica o qué documentos se pueden firmar de forma electrónica.
En este artículo profundizo en qué actos pueden firmarse telemáticamente ante Notario en España en 2025, qué requisitos técnicos y jurídicos se exigen, cómo funciona el Portal Notarial del Ciudadano y respondo a preguntas frecuentes que suelen hacerme en la notaría sobre este servicio.
Índice de contenidos
Actos notariales que se pueden realizar online en 2025
La normativa limita a casos tasados los documentos que un Notario puede autorizar mediante videoconferencia.
En cualquier caso, todos los actos tienen plena validez y eficacia jurídica una vez autorizados digitalmente por el Notario, igual que si se hubiesen firmado en papel, y su otorgamiento siempre es opcional.
Es decir, el ciudadano puede elegir si utilizar la vía telemática cuando sea posible o si prefiere la firma tradicional acudiendo presencialmente a la notaría.
De esta forma la ley no impone la videoconferencia, sino que ofrece en ciertos casos una alternativa más ágil para quien quiera utilizarla.
A continuación, detallo los actos jurídicos que se pueden otorgar online ante notario en España, según el artículo 17 ter de la Ley del Notariado:
- Pólizas mercantiles: contratos mercantiles intervenidos notarialmente, como préstamos personales, líneas de crédito, avales, pignoraciones, operaciones de importación y exportación, factoring, confirming, renting, leasing o cualesquiera pólizas bancarias, pueden firmarse por videoconferencia. No obstante, quedan excluidos los préstamos o créditos con garantía hipotecaria (hipotecas), que deben seguir firmándose de forma presencial. Es decir, un crédito personal sí puede otorgarse online, pero una hipoteca sobre inmueble no puede otorgarse de forma telemática.
- Constitución de sociedades y actos societarios mercantiles: la creación de una sociedad de responsabilidad limitada (SL), así como el nombramiento o cese de administradores, apoderamientos mercantiles de empresa y cualquier otro acto societario (por ejemplo, aumentos o reducciones de capital, modificaciones estatutarias, cambios de domicilio social, cambios de administrador, cambios de objeto social, liquidaciones, etc.). Ahora bien, si el acto societario implica aportaciones de los socios al capital, estas deben ser aportaciones dinerarias (dinero). Para constituir sociedades o realizar ampliaciones de capital con aportaciones no dinerarias (por ejemplo, aportando bienes inmuebles, bienes muebles, criptomonedas u otros activos) la firma ha de ser presencial.
- Poderes especiales y específicos: es posible firmar poderes online sin desplazarse como poderes de representación procesal (los conocidos como poderes “para pleitos” que permiten a abogados y procuradores representar a las partes en procedimientos judiciales), poderes para trámites ante Administraciones públicas, poderes electorales (por ejemplo, para votar por representación) y poderes para actos concretos. En todos estos casos el poder está delimitado a un ámbito específico. Por lo que, siguiendo esta lógica la ley no permite otorgar ni revocar por videoconferencia poderes generales ni poderes preventivos de carácter amplio. Y es que los poderes generales (aquellos de facultades amplísimas) y los poderes preventivos (otorgados para que surtan efecto en caso de futura incapacidad del poderdante y muy habituales en Cataluña en previsión de la vejez o enfermedad) se consideran actos más delicados que exigen la comparecencia física tradicional para que el Notario pueda efectuar un juicio de capacidad del poderdante in situ.
- Revocación de poderes: la revocación (anulación) de poderes notariales previamente otorgados puede hacerse online, salvo en el caso de revocar poderes generales y preventivos que, como ya he indicado, también exigen presencialidad.
- Cartas de pago y cancelaciones de garantías: estos actos, comunes en el ámbito bancario, se pueden formalizar online.
- Actas notariales de juntas y de manifestaciones: el Notario puede levantar acta de junta general de una sociedad por videoconferencia, así como actas de manifestaciones. En el primer caso hablamos del acta donde el Notario refleja el desarrollo de una reunión de socios o accionistas de una empresa en junta general para dar fe del desarrollo de la junta, los asuntos debatidos y los acuerdos sociales alcanzados. En el segundo, se trata de actas notariales donde una persona comparece ante Notario para declarar o manifestar ciertos hechos o circunstancias.
- Testimonios de legitimación de firmas: este trámite consiste en que el Notario certifica que una firma manuscrita ha sido puesta en su presencia y que corresponde a determinada persona. En la práctica, es muy útil para verificar la autenticidad de firmas en documentos privados.
- Testamentos abiertos en situación de epidemia: una de las pocas excepciones en materia de derecho de familia prevista es la de los testamentos durante una epidemia declarada mientras dure la situación de confinamiento. Esta previsión nació de la experiencia del COVID-19, en la que el confinamiento dificultó enormemente hacer testamento ante notario. La solución legal que se encontró fue permitir la modalidad online como alternativa al arriesgado testamento ológrafo o al antiguo “testamento en caso de epidemia” del Código Civil. Fuera de ese contexto los testamentos notariales abiertos deben otorgarse en persona ante el Notario.
- Declaraciones de obra nueva y división horizontal (sin extinción de condominio): en el ámbito inmobiliario se pueden autorizar online algunas escrituras muy concretas como:
- Las declaraciones de obra nueva: por las que se hace constar en escritura la construcción de un edificio o vivienda que antes no constaba registralmente, siempre que no conlleven extinguir un condominio ni adjudicar propiedad.
- Las divisiones horizontales: constitución de régimen de propiedad horizontal, como, por ejemplo, al dividir un edificio en pisos. Esto significa que el notario puede, por videoconferencia, autorizar la escritura que declare una edificación nueva o que divida un inmueble en pisos, siempre que no implique repartir la propiedad entre copropietarios en ese acto.
- Quedan fuera de la videoconferencia las operaciones más complejas, como particiones con adjudicación de inmuebles a varios dueños, que requieren el cauce tradicional.
- Actos de conciliación notarial: se permite que ciertos actos de conciliación se celebren por videoconferencia. La conciliación es un expediente de jurisdicción voluntaria en el que el Notario actúa como facilitador para que dos partes lleguen a un acuerdo extrajudicial. No obstante, se deja a criterio del Notario el exigir la presencia física si lo considera necesario para la correcta conclusión del expediente. Esta vía telemática puede ser especialmente útil para trámites previos obligatorios antes de acudir a la vía judicial, tal y como fomenta la nueva Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia (llamada Ley de Eficiencia Procesal). Puedes profundizar más en las claves de la Ley de Eficiencia Procesal y en la conciliación notarial como medio adecuado de resolución de controversias en este artículo.
- Otros actos jurídicos que se determinen reglamentariamente: por último, la ley habilita un apartado abierto para que en el futuro se amplíe el catálogo de actos autorizables online mediante reglamento. No obstante, a julio de 2025, aún no se ha aprobado un reglamento ampliatorio, por lo que los actos permitidos son los que se acaban de enumerar.
Requisitos para firmar ante Notario por videoconferencia
Otorgar una escritura o póliza notarial online requiere cumplir una serie de requisitos para garantizar la seguridad y validez del trámite notarial a distancia.
A continuación, explico cómo funciona la notaría digital en la práctica y qué necesitarás para completar el trámite telemático con éxito.
1. Acceso al Portal Notarial del Ciudadano:
El Consejo General del Notariado (CGN) ha desarrollado una plataforma tecnológica denominada Portal Notarial del Ciudadano (PNC). Puedes acceder haciendo clic AQUÍ.
A través del Portal Notarial, el ciudadano puede identificarse electrónicamente, aportar documentación, reservar cita con el notario de su elección y, finalmente, conectarse a la videoconferencia el día acordado.
2. Identificación electrónica del otorgante:
Para acceder al portal y firmar documentos el compareciente debe acreditar su identidad de forma electrónica.
Si ya dispones de un certificado digital válido (emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, ACCV, DNIe u otra autoridad de certificación reconocida según el Reglamento eIDAS), puedes usarlo para identificarte.
Para ello, el portal te pedirá instalar la aplicación Autofirma y validar el certificado en tu ordenador.
¿Y si no tengo certificado digital?
No es un problema ya que el Notario puede proporcionarte un certificado electrónico cualificado de forma gratuita.
De hecho, el propio Portal Notarial del Ciudadano ofrece un proceso sencillo para la emisión de un certificado digital temporal que te permitirá firmar electrónicamente la escritura durante la videoconferencia.
Para ello, deberás escanear tu DNI o NIE por ambas caras, hacerte un “video-selfie” con la cámara e introducir un código OTP recibido por SMS.
3. Elección de Notario y solicitud de cita online:
Uno de los principios de la función notarial en España es la libre elección de Notario.
Por ello, al iniciar el trámite en el PNC puedes seleccionar cualquier Notario online en España que esté disponible para la actuación.
Para realizar el trámite el portal te guiará de forma intuitiva.
Primero te pedirá que te registres con tus datos, después elegirás el tipo de trámite que quieres realizar, rellenarás un formulario con los datos del acto y documentación adjunta y, finalmente, podrás seleccionar la notaría y pedir cita.
La notaría recibirá la solicitud y asignará una fecha y hora para la videoconferencia.
Por ahora el sistema no permite al usuario elegir directamente la hora, sino que es el notario quien confirma la cita (comunicándola por el portal y SMS).
Pero si el horario propuesto no te conviene puedes contactar con la notaría para ajustarlo.
4. Videoconferencia notarial con “inmediación electrónica”:
Llegado el día y hora programados te conectarás al PNC y accederás a la sala de videoconferencia habilitada.
La videoconferencia no se desarrolla en plataformas genéricas, sino en un entorno cerrado y cifrado del CGN, garantizando así la confidencialidad de la comunicación.
El Notario comparecerá desde su despacho (o donde se encuentre dentro de su ámbito de actuación) y dará inicio al acto.
Durante la videoconferencia, el Notario debe realizar todas las funciones que haría en persona: comprobar la identidad y capacidad jurídica del otorgante, efectuar un control de legalidad, asesorar gratuitamente al otorgante, leer o explicar el documento que se va a firmar, poner a disposición del otorgante el contenido del documento subiéndolo a la plataforma, realizar las oportunas advertencias legales y recabar su consentimiento expreso y libremente informado.
En concreto, la normativa señala que el otorgante tiene derecho a leer por sí mismo el documento antes de firmar, igual que si se otorgase presencialmente.
Pero, si lo prefiere, puede solicitar que el Notario se la lea en voz alta, como en la vía tradicional.
5. Firma electrónica y autorización notarial:
Finalizada la lectura y conformidad llega el momento de la firma.
El otorgante firmará electrónicamente la escritura a través del propio portal, bien usando su certificado digital o bien utilizando el certificado de un solo uso que le proporcionó la plataforma.
El acto culmina con la firma del Notario, que autoriza el instrumento público con su firma electrónica cualificada.
La firma del Notario lleva aparejada la inserción de su sello digital y marca de tiempo confiable, garantizando la autenticidad del documento electrónico.
En ese instante, la escritura pública o póliza queda formalizada con pleno valor legal, igual que si se hubiera firmado en papel.
6. Archivo seguro y copias electrónicas con CSV:
Una vez autorizada, la matriz electrónica de la escritura se incorpora al protocolo notarial electrónico custodiado por el CGN.
Dicho de otro modo, el documento firmado se guarda cifrado en una base de datos segura del CGN, accesible solo para el Notario autorizante, igual que el protocolo en papel se guarda en su notaría.
Asimismo, el Notario puede expedir copias electrónicas autorizadas de esa escritura para entregar a las partes o para su uso ante registros y administraciones.
Estas copias digitales llevan un Código Seguro de Verificación (CSV) único, de modo que cualquier receptor (por ejemplo, un registrador de la propiedad, un funcionario o un tercero legitimado) puede verificar en la sede electrónica notarial la autenticidad e integridad de la copia introduciendo el CSV.
De este modo las copias electrónicas notariales, como cualquier documento público digital emitido por un Notario, tienen la misma fuerza probatoria y eficacia que las copias en papel con sello y firma manuscrita.
Preguntas frecuentes sobre la notaría digital
¿Necesito algún equipo o software especial para hacer un trámite notarial online?
Los requisitos técnicos son básicos: un ordenador, tablet o smartphone con cámara, micrófono y conexión a Internet (se recomienda usar un ordenador con navegador actualizado).
Si vas a firmar con tu certificado digital necesitarás instalar la aplicación gratuita Autofirma.
En cuanto a software de videoconferencia, no hace falta instalar Zoom ni nada similar, ya que la videoconferencia ocurre dentro de la web del portal notarial.
En resumen, con tener un dispositivo con cámara/micrófono y conexión estable a Internet, puedes realizar la videofirma.
Eso sí, asegúrate de estar en un lugar tranquilo, bien iluminado y con buena señal el día de la cita, para que el notario pueda verte y oírte correctamente y no haya cortes.
¿La notaría digital funciona igual en Cataluña que en el resto de España?
Sí, el sistema es el mismo en Cataluña.
Todos los notarios catalanes (integrados en el Col·legi de Notaris de Catalunya) utilizan el Portal Notarial del Ciudadano del CGN para las actuaciones online.
La legislación aplicable es la estatal (Ley del Notariado reformada), que rige por igual en Cataluña.
Lo único a tener en cuenta es el ámbito material: en Cataluña existen figuras de derecho civil propio (por ejemplo, heredamientos, pactos sucesorios, etc.) que no están contempladas entre los actos telemáticos permitidos, de modo que esos trámites siguen siendo presenciales.
Además, el documento que se va a firmar mediante videoconferencia puede redactarse en catalán si todas las partes así lo desean.
¿Cuánto cuesta firmar un documento público online?
Los aranceles notariales para cada tipo de documento son los mismos que si se hicieran de forma presencial.
Así, firmar poderes online, constituir una SL o autorizar una póliza mercantil tienen el mismo coste que en la notaría presencial.
Y es que la digitalización no ha supuesto un aumento de los honorarios regulados.
Registrarse en el Portal Notarial, obtener el certificado digital de un solo uso, y la propia videoconferencia no tienen coste extra.
¿Qué pasa si algo falla durante la videoconferencia (por ejemplo, si hay problemas de conexión)?
La normativa prevé que, en caso de fallo técnico durante el trámite notarial a distancia (pérdida de conexión prolongada, fallos que impidan entenderse, etc.), el Notario pueda suspender el acto y reagendarlo o continuarlo de forma presencial si es urgente.
En la práctica, si es un corte breve, se espera a reestablecer de nuevo la conexión ya que en mi notaria nos adaptamos siempre a las necesidades del cliente.
Si no se consigue porque la situación persiste durante un largo período de tiempo, el Notario levantará acta de la interrupción. De este modo los datos y documentos seguirán en el portal para reintentar la firma cuando sea posible.
En el peor de los escenarios siempre quedaría la opción de hacer la firma de forma presencial, aunque es un supuesto excepcional.
El Portal Notarial del Ciudadano es un sistema efectivo que usan sin mayores incidencias 2.721 notarios a diario, junto a más de 17.000 empleados de notarías.
Además, es habitual que la notaría te contacte unos días antes de la firma para verificar que pudiste registrarte bien, que tu certificado funciona, etc., y así evitar cualquier fallo el día del otorgamiento.
¿El Notario necesita ver algún documento físico original durante el proceso?
Si el trámite requiere exhibir documentos (por ej., títulos de propiedad, estatutos sociales, etc.) el usuario los aportará en formato digital a través del portal antes de la cita para que el Notario los pueda revisar y efectuar el control de legalidad.
El Notario revisará esas copias electrónicas y, si necesita asegurarse de su autenticidad, puede solicitar ver el original más adelante o contrastar con registros públicos.
Sin embargo, la mayoría de documentos se validan digitalmente.
En caso de precisar algún original, el notario puede pedirte que se lo envíes o presentes físicamente en algún momento, pero se trata de excepciones.
Por norma general no necesitarás aportar documentos físicos y basta con subir archivos escaneados legibles al portal.
Tras firmar online, ¿cómo obtengo copia de mi escritura o póliza?
Una vez firmada, podrás descargar una copia simple electrónica de la escritura en formato PDF y con el CSV incorporado.
Si necesitas una copia autorizada electrónica puedes solicitarla al Notario a través del portal indicando tu interés.
El Notario la emitirá y quedará disponible para ti en el portal o te enviará un enlace seguro para descargarla.
Conclusiones
En 2025 es posible formalizar online numerosos actos y contratos jurídicos ante Notario sin acudir a la notaría, gracias al sistema de videoconferencia con firma electrónica cualificada.
Este sistema ofrece la misma validez legal, eficacia y garantías que la firma presencial.
Así, todo el procedimiento (desde la identificación hasta la firma y archivo del documento) se desarrolla en un entorno seguro, cifrado y controlado por el Consejo General del Notariado, cumpliendo estrictamente la normativa vigente en materia de protección de datos.
Además, el PNC permite a los usuarios gestionar sus trámites con agilidad, desde cualquier lugar.
Eso sí, conviene recordar que la ley establece una lista cerrada de actos que pueden otorgarse online y que algunos negocios jurídicos siguen exigiendo presencia física.
En cualquier caso, es indudable que la transformación iniciada con la Ley 11/2023 marca un punto de inflexión en la modernización del notariado español.
Y que la notaría digital permite combinar comodidad y seguridad jurídica, acercando el servicio público notarial a los ciudadanos.
Si quieres más información sobre la notaría digital contáctanos AQUÍ y estaremos encantados de ayudarte.
