La mayoría de los actos societarios necesitan inscribirse en el Registro Mercantil para ser oponibles frente a terceros y, en algunos casos, incluso para producir plenos efectos.
Sin embargo, en ocasiones ocurre que, al acudir al Registro para inscribir el nombramiento de un nuevo administrador, una ampliación de capital o una modificación de los estatutos, la hoja está cerrada.
Muchas veces, por un motivo tan sencillo como no haber depositado las cuentas anuales.
Además, el cierre registral por falta de depósito de cuentas es una de las consecuencias más habituales, y a la vez más desconocidas, del incumplimiento de las obligaciones contables de las sociedades mercantiles.
Y, aunque no impide que la sociedad siga funcionando en el tráfico jurídico, sí bloquea el acceso al Registro de casi cualquier acuerdo social, lo que puede paralizar decisiones estratégicas y generar sanciones económicas relevantes.
En este artículo analizo, desde el punto de vista mercantil, registral y también fiscal, en qué consiste el cierre registral por falta de depósito de cuentas, cuándo se produce, qué actos quedan bloqueados y cuáles no, qué multas puede imponer el ICAC y, sobre todo, cómo se levanta el cierre para volver a la normalidad.
Índice de contenidos
¿Qué es el depósito de cuentas anuales y por qué es obligatorio?
El depósito de cuentas anuales es el acto por el que la sociedad presenta en el Registro Mercantil de su domicilio las cuentas del ejercicio ya aprobadas por la junta general, para que queden archivadas y sean públicas.
Su finalidad es garantizar la transparencia.
De este modo, cualquier tercero (un proveedor, un banco, un socio o un potencial inversor) puede consultar la situación patrimonial y los resultados de la sociedad.
El artículo 279.1 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio (en adelante, LSC) , recoge la obligación de depósito de cuentas anuales: “Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas…”
Se trata, por tanto, de una obligación legal que recae sobre el órgano de administración y que afecta a la práctica totalidad de las sociedades de capital (sociedades limitadas y anónimas), con independencia de su tamaño o de si han tenido o no actividad durante el ejercicio.
Plazos: formulación, aprobación y depósito de cuentas anuales
Para entender cuándo se produce el cierre registral conviene distinguir las tres fases del ciclo contable anual, cada una con su propio plazo:
1. Formulación de las cuentas por los administradores
El artículo 253 de la LSC obliga a los administradores a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado.
En la mayoría de sociedades, cuyo ejercicio coincide con el año natural (cierre a 31 de diciembre), este plazo vence el 31 de marzo.
2. Aprobación de las cuentas por la junta general
El artículo 164 de la LSC establece que la junta general se reunirá dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para, entre otros fines, aprobar las cuentas del ejercicio anterior.
Para el ejercicio cerrado a 31 de diciembre, la junta debe celebrarse, como máximo, el 30 de junio del año siguiente.
Puedes conocer en detalle cómo funciona y cómo se adoptan acuerdos en junta general en la Sociedad Limitada en este artículo de nuestro blog.
3. Depósito en el Registro Mercantil
Una vez aprobadas, y conforme al ya citado artículo 279 de la LSC, las cuentas deben presentarse a depósito dentro del mes siguiente a su aprobación.
En la práctica, y de nuevo para el ejercicio natural, el plazo habitual de depósito finaliza el 30 de julio.
Ahora bien, es importante tener presente que la obligación de depositar solo nace cuando las cuentas han sido aprobadas.
Si no llegan a aprobarse, el régimen es distinto, como veremos más adelante.
¿En qué consiste el cierre registral por falta de depósito de cuentas?
El cierre registral es la sanción registral que impide inscribir nuevos documentos de la sociedad en el Registro Mercantil mientras persista el incumplimiento del depósito.
Su base legal se encuentra, con carácter general, en el artículo 282 de la LSC, cuyo apartado 1 dispone: “El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.”
Este precepto se desarrolla y concreta en el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, aprobado por Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio (en adelante, RRM), que fija el momento exacto en que opera el cierre.
Por lo tanto, la sociedad no desaparece ni deja de existir, pero su “puerta de entrada” al Registro queda bloqueada.
Así, salvo determinadas excepciones tasadas que luego veremos, cualquier acuerdo que quiera acceder al Registro Mercantil encontrará esa puerta cerrada y no podrá inscribirse.
¿Cuándo se produce el cierre?
El artículo 378.1 del RRM determina el momento preciso: “Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.”
Es decir, el cierre no se produce el día siguiente al vencimiento del plazo de depósito, sino cuando ha transcurrido un año completo desde el cierre del ejercicio.
Por ejemplo, para una sociedad con ejercicio cerrado a 31 de diciembre de un año, el Registro se cerrará a partir del 1 de enero del año siguiente a aquel en que debía depositar, si en esa fecha las cuentas siguen sin depositarse.
Además, la doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (antigua Dirección General de los Registros y del Notariado) ha aclarado que, para reabrir el Registro, solo son exigibles las cuentas de los tres últimos ejercicios. No es necesario depositar las de todos los años pendientes hacia atrás, sino, como máximo, las de los tres ejercicios anteriores.
¿Qué actos quedan bloqueados por el cierre registral?
La LSC es contundente con los efectos derivados del incumplimiento del depósito y dispone que no se inscribirá “documento alguno referido a la sociedad”.
Así, entre los actos que no podrían acceder al Registro Mercantil en tal caso y quedarían “bloqueados” destacan:
- El nombramiento de nuevos administradores o consejeros.
- La modificación de los estatutos sociales.
- Las ampliaciones y reducciones de capital. Para conocer en profundidad el aumento de capital social en una Sociedad Limitada puedes consultar este artículo de nuestro blog.
- El cambio de domicilio social o de denominación. Si quieres saber cómo cambiar la denominación social de tu empresa consulta este artículo de nuestro blog.
- La concesión de nuevos poderes o apoderamientos.
- Las operaciones de fusión, escisión o transformación.
El cierre de la hoja registral no impide que el acuerdo social sea válido y eficaz entre las partes.
Ahora bien, el acuerdo no podrá acceder al Registro ni, por tanto, gozar de la publicidad y la oponibilidad frente a terceros que la inscripción otorga.
Excepciones: actos que sí pueden inscribirse pese al cierre de hoja registral
El propio legislador ha querido que el cierre no impida a la sociedad “ordenar su casa” ni reaccionar ante situaciones de crisis.
Por ello, tanto el artículo 282.2 de la LSC como el artículo 378.1 del RRM recogen una lista de actos que sí acceden al Registro aunque la hoja esté cerrada.
Son los relativos a:
- El cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
- La revocación o renuncia de poderes.
- La disolución de la sociedad.
- El nombramiento de liquidadores.
- Los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
Así, se trata de evitar que el cierre pueda dejar atrapado en su cargo a un administrador que quiere dimitir, o que se impida disolver una sociedad inactiva o acatar una resolución judicial.
En cambio, sí quedan sin poder acceder al Registro Mercantil otros actos, como los nombramientos, precisamente para evitar que la sociedad siga renovando cargos sin cumplir su obligación contable.
La doctrina registral ha matizado, además, que es inscribible el cese del administrador aunque lo certifique quien no tiene su propio nombramiento inscrito, reforzando la idea de que el cese es una vía siempre abierta.
Excepción al cierre registral por falta de aprobación de las cuentas
Existe un supuesto especialmente frecuente que merece ser tratado aparte.
Es aquel en el que la sociedad no deposita las cuentas porque la junta general no ha llegado a aprobarlas (por ejemplo, por conflicto entre socios, por falta de quórum o por discrepancias sobre las cifras).
En estos casos, el artículo 378.5 del RRM permite evitar el cierre registral, siempre que se acredite esa situación: “Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.”
Para que esta excepción despliegue efectos, la norma exige dos requisitos temporales muy concretos:
1 . Que la certificación o el acta se presenten en el Registro antes de que finalice el plazo de un año previsto para el cierre.
2 . Que la permanencia de esa situación se justifique cada seis meses, por alguno de esos mismos medios.
Aquí el papel del acta notarial de la junta general es especialmente valioso, pues deja constancia fehaciente, ante Notario, de que las cuentas no se han aprobado, constituyendo una prueba difícilmente discutible, y evita el cierre de la hoja registral mientras se resuelve el conflicto.
Tras la entrada en vigor de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, las actas notariales de junta general de socios pueden celebrarse mediante videoconferencia.
El régimen sancionador: multas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC)
El cierre registral no es la única consecuencia de no depositar las cuentas anuales.
A ella se suma un régimen sancionador de naturaleza económica, regulado en el artículo 283 de la LSC.
Importe de la multa
El artículo 283.1 de la LSC establece que el incumplimiento del depósito “dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas”.
El mismo precepto añade que, cuando la sociedad (o el grupo) tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se eleva a 300.000 euros.
Cómo se calcula la sanción
El artículo 283.2 de la LSC ordena graduar la sanción atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas del último ejercicio declarado a Hacienda.
Estos criterios se concretaron con la disposición adicional undécima del Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas.
Conforme a ella, con carácter general la sanción se cuantifica en el 0,5 por mil del total de las partidas del activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad que figure en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria.
Si no se aporta esa declaración tributaria, la sanción se fija en el 2 por ciento del capital social según los datos que consten en el Registro Mercantil.
Y cuando, aportada la declaración, el resultado de aplicar esos porcentajes a la suma del activo y de las ventas superase el 2 por ciento del capital social, la sanción se cuantifica en ese 2 por ciento reducido en un 10 por ciento.
Reducción por depósito tardío y prescripción
La norma incentiva la regularización voluntaria.
Así, el artículo 283.3 de la LSC prevé que, si las cuentas se depositan antes de que se inicie el procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Por su parte, el artículo 283.4 de la LSC dispone que estas infracciones prescriben a los tres años.
¿Quién impone la sanción?
La competencia sancionadora corresponde legalmente al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).
No obstante, el Real Decreto 2/2021 habilitó, en su disposición adicional décima, un marco de colaboración entre el ICAC y la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública que permite encomendar a los registradores mercantiles (competentes por razón del domicilio de la sociedad) la gestión y la propuesta de resolución de estos expedientes.
Implicaciones de la falta de depósito de cuentas en otras áreas del derecho
Aunque el cierre registral es una figura mercantil y registral, sus efectos se proyectan sobre otros ámbitos que conviene tener presentes.
Responsabilidad de los administradores
El incumplimiento del deber de depositar y de convocar la junta puede ser una fuente de responsabilidad para los administradores.
Si, por ejemplo, la sociedad incurre en causa legal de disolución (como pérdidas que dejen el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, conforme al artículo 363 de la LSC) y los administradores no convocan la junta ni promueven la disolución, el artículo 367 de la LSC les hace responder solidariamente de las deudas sociales posteriores.
La falta de depósito de cuentas suele ser el primer indicio externo de ese abandono de las obligaciones societarias.
Para saber más sobre la disolución y liquidación de una sociedad, consulta este artículo de nuestro blog.
Ámbito concursal
En un eventual concurso de acreedores, la ausencia de contabilidad depositada y ordenada puede tener consecuencias en la calificación del concurso.
La llevanza irregular de la contabilidad o el incumplimiento sustancial de la obligación de depositar cuentas son elementos que la legislación concursal valora a la hora de calificar el concurso como culpable, con la posible responsabilidad patrimonial de los administradores.
Contratación mercantil, financiación y contratación pública
En la práctica mercantil, las cuentas depositadas son la carta de presentación de la sociedad.
Los bancos las exigen para conceder financiación, los proveedores y clientes las consultan para valorar la solvencia y, en la contratación con el sector público, la falta de depósito puede llegar a afectar a la solvencia económica exigida.
Además, una sociedad con la hoja cerrada transmite una señal de alarma difícil de justificar ante terceros.
¿Cómo se levanta el cierre registral?
Tal y como señala el artículo 378.7 del RRM “el cierre del Registro persistirá hasta que se practique el depósito de las cuentas pendientes o se acredite, en cualquier momento, la falta de aprobación de éstas”.
Por lo tanto, salvo situaciones de conflicto, el cierre del Registro es relativamente sencillo de resolver.
Los pasos habituales son:
1. Aprobar en junta general las cuentas anuales pendientes (o dejar constancia de su no aprobación por la vía del artículo 378.5 del RRM).
2. Presentar a depósito en el Registro Mercantil las cuentas pendientes. Como se ha indicado, la doctrina registral limita la exigencia a las cuentas de los tres últimos ejercicios.
3. Una vez practicado el depósito, el Registro reabre automáticamente la hoja y pueden inscribirse los documentos que estaban pendientes de acceso.
Conviene recordar la reapertura de la hoja registral no extingue por sí sola el expediente sancionador que el ICAC pudiera haber iniciado.
De ahí el interés en regularizar cuanto antes la situación para beneficiarse de la reducción del artículo 283.3 de la LSC.
Preguntas frecuentes sobre el cierre registral por falta de depósito de cuentas
¿La sociedad deja de existir si no deposita cuentas?
No. La sociedad conserva su personalidad jurídica y puede seguir operando en el tráfico.
Lo que se impide es el acceso de sus documentos al Registro Mercantil, además de exponerse a las multas del ICAC.
¿Las sociedades inactivas están obligadas a depositar cuentas?
Sí. La obligación de depositar cuentas existe aunque la sociedad no haya tenido actividad.
La sociedad inactiva debe igualmente aprobar y depositar sus cuentas para no incurrir en cierre ni en sanción.
¿Cuántos años de cuentas hay que depositar para levantar el cierre registral?
Según la doctrina registral, para levantar el cierre basta con depositar las cuentas de los tres últimos ejercicios, sin necesidad de regularizar todos los años anteriores pendientes.
¿Puedo dimitir como administrador a pesar del cierre del Registro?
Sí. El cese o la dimisión de administradores es uno de los actos expresamente exceptuados por los artículos 282.2 de la LSC y 378.1 del RRM, por lo que puede inscribirse aunque la hoja esté cerrada.
Conclusiones
El cierre registral por falta de depósito de cuentas es una consecuencia automática que muchas sociedades sufren sin apenas percatarse, hasta que intentan inscribir una operación.
Además del propio cierre de la hoja registral, que impide inscribir prácticamente cualquier acuerdo social salvo las excepciones legalmente previstas, la ley establece la imposición de multas.
Multas que pueden alcanzar cifras muy elevadas en función del tamaño de la sociedad.
La buena noticia es que se trata de una situación reversible.
Con el depósito de las cuentas pendientes de los últimos ejercicios (o acreditando su no aprobación) el Registro se reabre y la sociedad recupera la normalidad.
Como en tantas cuestiones societarias lo determinante para evitar situaciones indeseables a futuro es la prevención.
En este caso, cumplir con los plazos de formulación, aprobación y depósito, y contar con el asesoramiento adecuado cuando surgen conflictos o dudas.
Si necesitas más información sobre el cierre registral por falta de depósito de cuentas, sobre cómo levantarlo o sobre cualquier otra cuestión societaria, contáctanos AQUÍ y estaremos encantados de ayudarte.
